Relevez les usages avant de parler de formation
Vos salariés utilisent déjà l'IA. Une partie le fait sur des comptes personnels gratuits, avec des documents de l'entreprise. Ce constat vous donne la carte de départ. Un plan de formation qui l'ignore forme les gens à un outil qu'ils n'ouvriront pas, pendant que les vrais usages continuent ailleurs.
Le relevé s'appuie sur trois sources : un questionnaire anonyme de cinq minutes pour tous, un entretien de trente minutes avec chaque manager d'équipe, et un inventaire des licences fait avec le service informatique. Les trois se recoupent, et c'est dans les écarts que vous apprenez le plus : un outil que l'informatique ne connaît pas, une équipe qui paie un abonnement sur note de frais, une licence achetée que personne n'active.
Les cinq questions du questionnaire
- 1Quels outils d'IA avez-vous utilisés pour votre travail au cours du dernier mois, et avec quel compte (personnel, entreprise, aucun) ?
- 2Pour quelles tâches précises ? Décrivez la dernière fois, avec le type de document.
- 3Quelles informations y avez-vous mises : textes publics, documents internes, données clients, données de salariés ?
- 4Qu'est-ce qui vous a fait gagner du temps, et qu'est-ce qui vous a fait perdre du temps ?
- 5Sur quelle tâche de votre semaine aimeriez-vous être aidé en priorité ?
Gardez le questionnaire anonyme et dites-le en tête. S'il est nominatif, les usages sur compte personnel disparaissent des réponses, et ce sont justement ceux que vous devez connaître pour écrire la charte.
Trier les tâches avant de choisir un programme
Avec les managers, listez pour chaque équipe les tâches qui reviennent chaque semaine et qui produisent de l'écrit : comptes rendus, réponses aux clients, synthèses, offres, procédures. Classez-les ensuite sur trois critères : la fréquence, le volume de texte à lire ou à produire, et la sensibilité des données qu'elles manipulent. Une tâche fréquente, lourde en texte et peu sensible fait un excellent premier exercice. Une tâche rare ou qui touche des données de santé attend une deuxième vague.
| Tâche relevée | Fréquence | Données manipulées | Décision |
|---|---|---|---|
| Compte rendu de réunion d'équipe | Chaque semaine | Internes, peu sensibles | Première vague |
| Réponse aux réclamations clients | Chaque jour | Nom et contrat du client | Première vague, avec règle d'anonymisation |
| Rédaction d'offres d'emploi | Chaque mois | Publiques | Première vague |
| Tri de candidatures | Chaque mois | Données personnelles de candidats | Hors champ : usage classé à haut risque par l'AI Act |
| Synthèse d'un appel d'offres | Quelques fois par an | Confidentielles | Deuxième vague, outil entreprise obligatoire |
La dernière colonne compte plus que les autres. Le tri automatisé de CV et l'évaluation de salariés figurent parmi les usages à haut risque du règlement européen sur l'IA. Leurs obligations ont été reportées à décembre 2027, et le risque juridique reste entier. Ces usages sortent du plan de formation bureautique et passent par un conseil juridique.
Choisissez l'outil d'après l'environnement et les données
La bonne question est simple : dans quel outil vos équipes ouvrent-elles leurs fichiers chaque matin ? Un assistant qui lit la messagerie, les documents partagés et l'agenda sert dès le premier jour. Un assistant isolé demande de copier-coller, et l'usage retombe au bout de quelques semaines.
| Votre environnement | Outil de départ | Ce qu'il apporte | Point à vérifier avant la formation |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | Copilot Chat, puis la licence Microsoft Copilot (anciennement Microsoft 365 Copilot) pour les profils qui en ont l'usage | Avec la licence, Copilot lit OneDrive, SharePoint, Outlook et Teams avec les droits de l'utilisateur | Les droits de partage SharePoint trop larges ressortent dans les réponses : faites-les auditer avant |
| Google Workspace Business Standard ou supérieur | Gemini, inclus dans le forfait depuis janvier 2025 | Gemini dans Gmail, Docs, Sheets et Meet, les compétences (ex-Gems), Gemini Notebook (ex-NotebookLM) | L'édition Starter est plus limitée ; Google AI Studio gratuit sort du cadre de confidentialité de Workspace |
| Pas de suite imposée, besoins variés | ChatGPT Business (ex-Team) ou Claude Team | Projets partagés avec instructions et documents communs | Coût par siège ; droits de création et de partage réglés par l'administrateur |
| Exigence de souveraineté | Vibe de Mistral (anciennement Le Chat) | Hébergement européen, projets et bibliothèques de documents | Connecteurs disponibles vers vos outils |
La frontière qui compte passe entre offre gratuite et offre entreprise. Sur ChatGPT Business, Microsoft Copilot ou Gemini dans Workspace, le contrat exclut l'entraînement des modèles sur vos données. Sur les comptes personnels gratuits, les conditions changent d'un éditeur à l'autre. Le choix de l'outil fixe donc aussi la règle de confidentialité que vous enseignerez.
Une règle découle de ce tableau : ne formez pas sur un outil que les participants n'auront pas le lundi suivant. Si les licences arrivent dans trois mois, formez dans trois mois, ou formez sur Copilot Chat et Gemini de base en attendant, et dites-le aux participants.
Décidez de l'ordre : direction et managers, puis une équipe pilote
L'ordre de passage pèse plus lourd que le contenu des sessions. Un manager qui n'utilise pas l'outil ne sait pas relire ce que son équipe produit avec, et il le laisse tomber à la première erreur. Une équipe pilote bien choisie produit des exemples maison que les vagues suivantes reprennent.
- 1La direction et les managers. Une demi-journée sur leurs propres tâches (préparer un comité, synthétiser des remontées, relire une note), et sur les règles qu'ils feront appliquer.
- 2Une équipe pilote. Choisissez une équipe qui écrit beaucoup, dont les données sont peu sensibles et dont le manager est volontaire. Ajoutez-y un sceptique respecté : s'il est convaincu, il convaincra.
- 3Des référents. Un ou deux volontaires par équipe, formés un cran plus loin, qui répondent aux questions entre les vagues et tiennent la bibliothèque de prompts.
- 4Les vagues par métier. Des groupes homogènes (la comptabilité ensemble, le service client ensemble), de douze personnes au plus pour que chacun travaille sur ses propres documents.
- 5Les profils éloignés de l'écran. Équipes terrain, ateliers, magasins : des formats courts sur le téléphone, centrés sur deux ou trois usages.
Pensez aux personnes que les plans oublient. L'article 4 de l'AI Act vise le personnel et « les autres personnes » qui utilisent les systèmes d'IA pour le compte de l'entreprise : intérimaires, prestataires intégrés, alternants. Ils utilisent les mêmes outils et reçoivent les mêmes règles.
Posez le cadre avant la première session
Une charte d'usage qui tient sur une page
La charte se lit en trois minutes et répond aux questions que les salariés se posent devant l'écran. Rédigez-la avec le relevé des usages sous les yeux, pour qu'elle traite les situations que vos équipes vivent.
- Les outils autorisés, avec quel compte, et ce qui est interdit (comptes personnels pour des données de l'entreprise).
- Les données qui ne passent jamais dans un outil d'IA, avec des exemples tirés de vos métiers : dossiers médicaux, grilles de salaires, prix d'une offre en cours.
- La relecture humaine de tout ce qui engage l'entreprise : un courrier client, un chiffre publié, une clause.
- La mention de l'IA quand un contenu est diffusé au public et entre dans les cas de l'article 50 de l'AI Act, applicable depuis le 2 août 2026.
- La propriété des assistants, projets et bibliothèques créés : ils appartiennent à l'entreprise et restent dans ses espaces partagés.
L'article 4 de l'AI Act : une obligation de moyens documentée
L'article 4 du règlement (UE) 2024/1689 demande depuis le 2 février 2025 aux entreprises qui utilisent des systèmes d'IA de prendre des mesures pour que leur personnel maîtrise ces outils, en tenant compte de ses connaissances et du contexte d'usage. Le règlement Omnibus (UE) 2026/1744, en vigueur depuis le 27 juillet 2026, a confirmé qu'aucun niveau précis n'est exigé. Dans ses questions-réponses sur la littératie IA, la Commission précise qu'aucun certificat n'est requis et qu'un registre interne des formations suffit. Elle cite l'exemple d'un salarié qui rédige des publicités avec ChatGPT : il doit être informé des risques propres à l'outil, comme les hallucinations (des réponses fausses présentées avec assurance).
Tenez donc un registre simple : qui a été formé, quand, sur quel outil, avec quel contenu et quelle durée. Les autorités nationales surveillent cette obligation depuis août 2026. Un registre à jour vous évite de reconstituer l'historique le jour où quelqu'un le demande.
Le CSE : l'étape que les plans oublient
Dans une entreprise d'au moins cinquante salariés, l'article L2312-8 du code du travail prévoit l'information et la consultation du CSE sur l'introduction de nouvelles technologies. Le déploiement d'un assistant d'IA en fait partie. Le tribunal judiciaire de Nanterre l'a rappelé le 14 février 2025 : saisi en référé par un CSE, il a suspendu le déploiement d'outils d'IA présentés comme un pilote, parce que le projet était déjà assez avancé pour exiger la consultation. L'entreprise a été condamnée à indemniser le comité.
Présentez le projet complet au CSE : les outils, les usages visés, la charte et le plan de formation. Si vous comptez suivre l'usage outil par outil, dites-le aussi, car la mise en place de moyens de contrôle de l'activité des salariés relève également de la consultation. Entre onze et quarante-neuf salariés, la consultation formelle ne s'impose pas, et une information du CSE évite que le sujet revienne sous forme de réclamation. Ces repères ne remplacent pas l'avis de votre conseil en droit social.
Mesurez les effets sans inventer de chiffres
Les chiffres de gain qui circulent (« huit heures par semaine », « trente pour cent de productivité ») viennent rarement d'une mesure faite chez vous. Construisez la vôtre, modeste et honnête. Avant la formation, chaque équipe choisit trois tâches de référence et note le temps qu'elle y passe sur deux occurrences. Elle refait le même relevé à trente jours puis à quatre-vingt-dix jours. C'est du temps déclaré, donc une estimation, et vous le présentez comme tel à la direction.
| Indicateur | Où le trouver | Quand | Piège à éviter |
|---|---|---|---|
| Part des licenciés actifs | Rapport d'utilisation Copilot du centre d'administration Microsoft 365, rapports Gemini de la console Google, analyses de l'espace ChatGPT Business | Chaque mois | Une connexion ne prouve pas un usage utile |
| Tâches outillées par équipe | Entretien de quinze minutes avec le manager | À 30 et 90 jours | Compter les tâches outillées, une par une |
| Temps déclaré sur les trois tâches de référence | Relevé de l'équipe, même méthode qu'avant | À 30 et 90 jours | Comparer des occurrences comparables |
| Reprises à la relecture | Le relecteur note ce qu'il corrige | Sur un mois | Une baisse de qualité passe inaperçue sans ce relevé |
| Incidents | Référents et service informatique | En continu | Une donnée sensible collée dans un compte gratuit doit remonter aux référents, pour corriger la règle |
Mesurez par équipe. Le rapport d'utilisation de Microsoft Copilot masque par défaut les noms des utilisateurs, et vous avez intérêt à garder ce réglage. Afficher l'activité de chaque salarié transforme un outil d'adoption en outil de contrôle, avec les obligations d'information et de consultation qui vont avec.
Laissez de côté la note de satisfaction de fin de session. Une journée agréable ne dit rien des usages trois semaines plus tard. La seule question qui compte au bilan : quelles tâches l'équipe fait-elle maintenant autrement, et avec quel contrôle ?
Planifiez le premier trimestre
| Semaines | Ce qui se décide | Qui porte |
|---|---|---|
| 1 et 2 | Questionnaire, entretiens managers, inventaire des licences | DRH et informatique |
| 3 | Choix de l'outil, information ou consultation du CSE, premier jet de charte | Direction, DRH, CSE |
| 4 | Session direction et managers, validation de la charte | Direction |
| 5 et 6 | Équipe pilote, désignation des référents, premier registre de formation | DRH et manager pilote |
| 8 | Relevé à trente jours sur les tâches de référence | Manager pilote |
| 9 à 12 | Vagues par métier, bibliothèque de prompts partagée | Référents et managers |
Ce calendrier suppose que les licences sont déjà là. Si la consultation du CSE ou l'achat des licences prend plus de temps, décalez tout le calendrier. Former avant d'avoir l'outil ou le cadre fait perdre la formation.
Les erreurs qui coûtent le plus cher
- Acheter la formation avant l'outil. Les participants apprennent des gestes qu'ils ne pourront pas refaire, et la formation est à recommencer.
- Écrire la charte après les sessions. Chacun a déjà pris ses habitudes, souvent sur son compte personnel.
- Une session unique pour tous les métiers. Le socle commun se partage ; les exercices se font sur les documents de chaque équipe.
- Suivre l'usage salarié par salarié. La confiance se perd, et le CSE a son mot à dire.
- Ne pas dégager de temps. Une équipe qui n'a pas deux heures pour refaire ses gabarits avec l'outil revient à ses anciennes méthodes.
Former ses équipes à l'IA revient à prendre ces cinq décisions dans l'ordre et à les écrire. Le plan qui en sort tient sur deux pages. Il sert ensuite de réponse au CSE, de preuve pour l'article 4 et de feuille de route pour les managers.
Sources
- Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (AI Act), EUR-Lex
- Commission européenne, AI Literacy : questions and answers
- Code du travail, article L2312-8 (attributions du CSE), Légifrance
- Tribunal judiciaire de Nanterre, référé, 14 février 2025, n° 24/01457 (Doctrine)
- Microsoft Learn, rapport d'utilisation de Microsoft Copilot
- Google Workspace Help, examiner l'utilisation de Gemini dans votre organisation
- OpenAI Help Center, notes de version ChatGPT Business (workspace analytics)
Questions fréquentes
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