Les six familles d'écrits qu'une mairie, une intercommunalité ou un département peut confier en partie à l'IA
Six familles d'écrits reviennent sans cesse dans une collectivité : les délibérations et les notes au conseil, les réponses aux habitants, les procès-verbaux, la communication, le budget et sa présentation, la veille juridique avec la commande publique. L'outil propose un premier jet structuré et reformule pour chaque lecteur ; l'agent vérifie les références, l'élu arbitre, et l'autorité territoriale signe.
Le cadrage ajuste la journée à votre structure : une commune rurale insiste sur les actes et le courrier, un département ou une région passe plus de temps sur les notes aux élus et les réponses des directions. Les acheteurs prolongent avec la formation IA marchés publics, et un outil hébergé dans votre système d'information relève de notre offre de conseil et de développement pour le secteur public.
Délibérations et notes au conseil
Visas, considérants, articles du dispositif : l'outil met en forme un projet de délibération à partir du rapport du service, puis rédige la note explicative de synthèse que les communes de 3 500 habitants et plus joignent à la convocation. Chaque article de loi cité se vérifie sur Légifrance avant l'envoi aux élus.
Réponses aux habitants en langage clair
Une réclamation sur la collecte des déchets, une question sur une déclaration préalable, une demande de salle : la réponse part dans des mots que l'habitant comprend du premier coup, avec la démarche suivante. Pour un public qui lit difficilement, l'outil prépare une version FALC, que des lecteurs concernés testent avant diffusion.
Procès-verbaux et comptes rendus
Notes de séance, transcription d'une commission, relevé de décisions d'un bureau communautaire : l'IA met au propre et range les interventions par point de l'ordre du jour. Le procès-verbal du conseil, arrêté au début de la séance suivante, ne prête à aucun élu des propos qu'il n'a pas tenus.
Communication de la collectivité
Article du bulletin municipal, page du site, publication sur les réseaux, panneau de chantier : un même sujet se décline par support, dans le ton de la collectivité. Avant une élection générale, l'article L. 52-1 du code électoral interdit pendant six mois toute campagne de promotion publicitaire des réalisations, que le texte sorte ou non d'un outil d'IA.
Budget et analyse financière
À partir d'un export de l'exécution budgétaire, l'outil compare les exercices, isole les écarts entre prévu et réalisé et rédige le commentaire du rapport d'orientation budgétaire ou la présentation du budget aux habitants. Les montants restent ceux du service des finances, contrôlés ligne à ligne.
Veille juridique et commande publique
Seuil relevé, statut réformé, jurisprudence sur un arrêté de police : la recherche approfondie réunit les textes et pointe vers les sources officielles. Les acheteurs y ajoutent la relecture d'un cahier des charges avant publication et la préparation d'un rapport d'analyse des offres, dont la notation leur revient.
Les élus lisent des notes plus courtes, et les habitants reçoivent des réponses qu'ils comprennent
La journée libère du temps sur les écrits qui reviennent chaque semaine : la note au conseil tient sur une page lisible, le courrier à l'habitant parle sa langue, le procès-verbal est prêt plus tôt, la veille vit dans un espace commun. Une secrétaire générale de mairie seule face à tous les dossiers y trouve un appui qu'elle règle elle-même.
Les élus lisent l'essentiel en une page
La note explicative de synthèse dit l'objet, le coût et la décision attendue ; le rapport complet reste joint pour l'élu qui veut l'approfondir.
L'habitant comprend la réponse
Phrases courtes, mots de tous les jours, prochaine étape écrite noir sur blanc : l'habitant sait quoi faire et n'a plus besoin de rappeler l'accueil pour le savoir.
Le procès-verbal arrive plus tôt
Mis au propre à partir des notes ou d'une transcription, il passe sous les yeux du secrétaire de séance, puis devant le conseil qui l'arrête à la séance suivante.
La petite commune gagne un appui
Arrêtés, convocations, courriers : la secrétaire générale de mairie, souvent seule, s'appuie sur des modèles enregistrés et une veille qu'elle déclenche d'une phrase.
La veille ne repose plus sur une seule personne
Textes suivis, questions déjà tranchées, modèles du service : tout vit dans un projet commun que chaque agent consulte, y compris le remplaçant d'un été.
Les règles précèdent les usages
Données autorisées, mention des contenus générés, frontière des décisions individuelles : la collectivité les écrit avec son DPO avant que chacun ouvre son propre compte gratuit.
Le risque propre aux collectivités tient aux références. Un outil peut citer un article du code général des collectivités territoriales qui n'existe pas, ou dater une délibération au hasard. La règle de la journée y répond : chaque visa, chaque article et chaque montant se vérifie dans sa source avant la signature.
Programme de la journée : les actes le matin, les dossiers des services l'après-midi
La matinée pose la méthode sur les écrits d'une assemblée locale : ce que l'outil fait d'une délibération, le choix de l'outil selon la donnée, la demande construite sur une note au conseil, les consignes permanentes de la collectivité, puis deux ateliers, la réponse à un habitant et la délibération. L'après-midi traite le procès-verbal, le budget, la veille sourcée, le projet commun du service avec sa compétence et sa tâche planifiée, une séquence réservée aux élus, et se clôt sur le cadre d'usage et les trois usages de chacun.
De la délibération au cadre d'usage, sur les dossiers de votre collectivité
- Ce qu'un assistant fait d'un acte administratifSur une délibération récente de la collectivité, il réordonne les visas, resserre les considérants et réécrit l'exposé des motifs en langage clair, en quelques secondes. Il peut tout autant inventer un article de code ou une date : la règle du jour impose de vérifier chaque référence sur Légifrance.
- Le bon outil selon la donnéeUn texte publiable, un courrier qui nomme un habitant et un dossier d'action sociale suivent des chemins différents. Le formateur situe Copilot Chat sous Microsoft 365, Gemini sous Workspace, Vibe hébergé par défaut dans l'Union, ChatGPT et Claude en offres d'équipe ; Albert API reste réservé aux agents de l'État.
- Une demande construite sur la note au conseilLe contexte (commune, assemblée, point de l'ordre du jour), le rôle attendu, le format de la note explicative de synthèse, une note que les élus ont trouvée claire en guise d'exemple, puis deux tours de correction : chacun bâtit sa demande sur un point du prochain conseil.
- Les consignes permanentes de la collectivitéVouvoiement, nom exact des services, formules de politesse, présentation des courriers, mention à apposer sur un contenu généré : ces règles s'enregistrent une seule fois parmi les instructions personnalisées. On compare ensuite la même réponse, avant puis après ce réglage.
- Atelier : répondre à un habitantUn courrier anonymisé reçu par l'accueil, l'urbanisme ou les services techniques reçoit une réponse en langage clair, rédigée dans Outlook avec Copilot ou dans Gmail avec Gemini. Une note d'information devient ensuite une version FALC, que le service fera tester par des lecteurs concernés.
- Atelier : délibération et rapport de présentationÀ partir du rapport d'un service, chacun produit le projet de délibération, son exposé des motifs et la note destinée aux élus. Le secrétaire général ou le juriste relit les visas et la compétence de l'assemblée, deux points que l'outil ne sait pas contrôler seul.
- Atelier : procès-verbal et relevé de décisionsLes notes d'une commission ou la transcription d'une réunion de bureau deviennent un relevé rangé par point de l'ordre du jour. En visio, Meet avec Gemini ou Teams avec une licence Microsoft Copilot fournissent des notes ; aucune intervention d'élu n'est reformulée au point d'en changer le sens.
- Atelier : lire un budget et écrire le rapport d'orientationUn export de l'exécution budgétaire sur trois exercices passe par Copilot dans Excel ou par l'analyse de fichiers de ChatGPT et de Claude : dépenses de fonctionnement, épargne, écarts entre prévu et réalisé, graphique pour les élus. Le commentaire s'écrit ensuite, et le service des finances valide chaque montant.
- Veille juridique qui cite ses sourcesLa recherche approfondie de ChatGPT, de Claude ou de Gemini traite une question du moment, une réforme du code de la commande publique par exemple, en renvoyant vers ses sources. Gemini Notebook (anciennement NotebookLM) ou une Bibliothèque de Vibe répondent ensuite sur vos propres règlements, passage cité à l'appui.
- Le projet commun du service, sa compétence, sa tâche planifiéeGabarits d'actes et réponses types rejoignent un espace partagé : projet chez ChatGPT ou Claude, Bibliothèque chez Vibe, bloc-notes chez Copilot. La relecture d'une délibération devient une compétence (Skill), procédure que l'outil applique quand une demande y correspond, et la veille du lundi devient une tâche planifiée.
- Séquence élus : ce que l'IA change pour l'assembléeLe maire, les adjoints ou le bureau communautaire rejoignent le groupe pour une heure : préparer une intervention, interroger un dossier long, découvrir les règles adoptées par les services et la mention portée sur les documents. Les arbitrages et les votes restent l'affaire des élus.
- Cadre d'usage, trois usages, évaluationLe groupe rédige les règles de la collectivité avec l'appui du DPO : données autorisées, mention des contenus générés, décisions individuelles tenues hors du champ de l'outil. Chacun choisit trois usages qu'il installera dans le mois, passe l'évaluation des acquis et repart avec les gabarits du service.
Le cadrage déplace les curseurs : une commune approfondit actes et courriers, une intercommunalité les comptes rendus de bureau et la veille, un département ou une région les notes aux élus et l'analyse budgétaire. La version en deux jours reprend chaque atelier direction par direction. Fonctions des outils relevées le 22 octobre 2026 : si vos licences ne donnent pas accès à l'une d'elles, le formateur la montre en démonstration puis refait l'exercice avec l'outil de la collectivité.
Qui suit la formation IA dans une collectivité ?
Les communes et leurs CCAS (centres communaux d'action sociale), les communautés de communes et d'agglomération, les métropoles, les départements, les régions et les syndicats mixtes. Agents de catégorie A, B ou C, secrétaires généraux de mairie, directions et élus : savoir rédiger un courrier suffit pour suivre la journée.
Secrétaires généraux de mairie
Dans une petite commune, une seule personne tient l'accueil, les actes, le budget et l'urbanisme. La journée lui laisse des modèles d'arrêtés et de délibérations, une veille qu'elle lance elle-même et des réponses types pour les habitants.
Directions et services ressources
DGS, ressources humaines, finances, juridique et commande publique d'une commune, d'une intercommunalité, d'un département ou d'une région : notes aux élus, fiches de poste, rapports budgétaires et veille partagée entre services.
Services au contact des habitants
Accueil, état civil, urbanisme, services techniques, communication, action sociale : des réponses claires et homogènes, une version FALC quand le public le demande, et des données personnelles qui ne quittent jamais les outils autorisés.
Élus et cabinets
Maire, président, adjoints, vice-présidents et collaborateurs de cabinet : une séquence dédiée pour comprendre ce que font les services, préparer une prise de parole et lire un dossier long, dans le cadre fixé par l'assemblée.
Cinq règles posées dès le matin, parce qu'une collectivité répond de chaque acte qu'elle publie
La première protège les habitants : toute collectivité doit désigner un délégué à la protection des données (DPO), et les noms, adresses, situations sociales ou données d'état civil ne passent que dans un outil que ce DPO a validé, jamais dans un compte gratuit. La deuxième trace la frontière des décisions : quand un traitement algorithmique fonde une décision individuelle, l'article L. 311-3-1 du code des relations entre le public et l'administration impose une mention explicite et la communication des règles du traitement à l'intéressé qui les demande, et l'article 47 de la loi Informatique et libertés n'admet une décision entièrement automatisée que sous conditions ; la journée laisse donc l'attribution d'une aide, d'une place en crèche ou d'une autorisation hors du champ de l'outil. La troisième porte sur la transparence : pour les agents de l'État, le guide d'usage de l'IA publié par la DINUM en juin 2026 recommande la mention « Contenu partiellement généré par une IA et vérifié par un agent », qu'une collectivité peut reprendre dans sa propre charte. La quatrième suit le règlement européen sur l'IA : obligation de maîtrise de l'IA depuis le 2 février 2025, transparence des robots conversationnels ouverts au public depuis août 2026, régime à haut risque à partir du 2 décembre 2027 pour un système qui évalue l'éligibilité à une aide sociale. La cinquième concerne l'hébergement, choisi selon la sensibilité des données puis écrit dans la charte d'usage de la collectivité.
- Données des habitants dans un outil validé par le DPO
- Aucune décision individuelle confiée à l'outil
- Mention des contenus générés, reprise dans la charte
- Calendrier du règlement européen appliqué aux projets
- Hébergement choisi selon la sensibilité des données
Une journée à partir de 1 980 € HT, réglée sur le budget formation de la collectivité
La journée animée pour un service ou un groupe de douze agents au plus démarre à 1 980 € HT ; la version en deux jours, à partir de 3 960 € HT. Une collectivité qui forme plusieurs directions programme des sessions successives, chacune facturée à partir de 1 980 € HT, sur un même jeu de gabarits.
Ce que comprend le tarif
Sur place ou en visioconférence : l'animation, les supports, les livrables propres à la collectivité (demandes types par service, gabarits d'actes et de courriers, projet de cadre d'usage), l'évaluation des acquis et une attestation nominative. Hors de la région lyonnaise, le trajet du formateur s'ajoute au devis. Construire les exercices sur vos délibérations, vos courriers et vos exports budgétaires demande une préparation facturée en plus, chiffrée au devis.
La prise en charge
Pour une collectivité, la formation s'inscrit au plan de formation et se paie sur son budget : aucun OPCO n'intervient. L'achat passe par un bon de commande ; depuis le 1er avril 2026, un marché de services de moins de 60 000 € HT peut se conclure sans publicité ni mise en concurrence préalables (décret n° 2025-1386), seuil apprécié sur l'ensemble du besoin, et la facture arrive par Chorus Pro. Le CNFPT, financé par la cotisation que la collectivité lui verse déjà, reste l'offre de base des agents avec ses parcours IA à distance et en stage ; Masteria intervient quand la collectivité veut travailler sur ses propres documents, aux dates qu'elle choisit. Les crédits de formation des élus et leur DIFE ne paient, pour une formation liée au mandat, qu'un organisme agréé par le ministère de l'Intérieur. Le guide du financement détaille les autres cas ; pas de CPF.
Avant la journée, essayez sur un courrier de votre service les demandes du chapitre communication de notre bibliothèque, puis celles du chapitre juridique sur une question de veille. Une note accompagne chaque demande : elle montre ce qui la rend efficace et comment l'adapter aux écrits d'une mairie.
Une journée calée entre deux séances du conseil
Dites-nous le type de collectivité, les services à former et l'outil ouvert aux agents. Vous recevez sous 24 heures le programme, deux créneaux placés entre vos séances et un devis que le service achats transforme en bon de commande.
Ce que chaque agent sait faire en quittant la salle
Chaque participant les démontre lors de l'évaluation des acquis, sur les documents travaillés en atelier.
Copilot, Gemini, Vibe, ChatGPT ou Claude dans une collectivité ?
Le choix suit souvent la messagerie de la collectivité et les contrats déjà passés avec un éditeur. Ce que chaque outil apporte aux services, vérifié le 22 octobre 2026 sur les pages des éditeurs :
Sous Microsoft 365, les comptes éligibles disposent de Copilot Chat sans licence supplémentaire : ses réponses partent du web et des fichiers que l'agent dépose ; dans Outlook, il puise dans la boîte, l'agenda et les réunions de l'agent. La licence Microsoft Copilot étend ses réponses aux courriels, réunions, fichiers et sites Microsoft 365 auxquels l'agent a déjà accès, sans élargir ses droits, avec un accès prioritaire dans Word et Excel. Formation Copilot
Sous Google Workspace, Gemini travaille dans Gmail, Drive et Sheets, prend des notes pendant une réunion Meet, et Gemini Notebook (anciennement NotebookLM) répond sur un dossier de documents. Google indique que les données d'une organisation ne servent ni à entraîner ses modèles ni à la publicité. Formation Gemini
Vibe (anciennement Le Chat) héberge par défaut les données dans l'Union européenne, selon l'aide de Mistral mise à jour le 12 août 2026 ; certaines fonctions peuvent les traiter ailleurs, un point à revoir avec le DPO. Ses Bibliothèques conservent les règlements de la collectivité et répondent en citant la source. Mistral AI est aussi partenaire du programme Territoires d'IA. Formation Vibe et Mistral AI
ChatGPT Business, l'offre d'équipe d'OpenAI, partage un projet entre les agents d'un même service et n'utilise pas leurs échanges pour entraîner ses modèles par défaut. Un compte gratuit reste à écarter pour toute donnée d'un habitant. Formation ChatGPT
Claude lit d'un trait un document long, un schéma directeur ou un règlement de service, et applique des compétences (Skills) que le propriétaire d'une organisation Team ou Enterprise diffuse à tous les membres. Pour garder les traitements en Europe, Anthropic passe par AWS Bedrock ou Google Cloud Vertex AI, ce qui relève d'un projet technique. Formation Claude
Le formateur connaît les écrits d'une assemblée locale
Mathias Nizan construit chaque session ; il l'anime lui-même ou la confie au formateur de son réseau d'indépendants expérimentés le plus proche de vos services, de la rédaction administrative aux finances locales. Indépendant des éditeurs, Masteria part de l'outil que votre collectivité a déjà retenu. Côté secteur public, un cabinet qui conseille collectivités et syndicats mixtes sur leurs finances répond aux consultations publiques avec des assistants construits en ateliers avec Masteria.
Quand la collectivité veut un outil branché sur ses propres textes
Après la journée, des services demandent davantage : un assistant qui répond aux agents à partir des délibérations et des règlements de la collectivité, une aide à la relecture des actes avant leur transmission au contrôle de légalité, un tri des demandes arrivées par le formulaire du site. Masteria cadre le besoin, choisit avec votre DSI un hébergement compatible avec vos données, puis développe l'outil au forfait ; la page IA pour le secteur public détaille l'achat, l'hébergement et la propriété du code. Ce développement se commande à part, hors du budget de formation.
Réserver 30 minutes de cadrageFormation IA collectivités : les questions des DGS, des secrétaires de mairie et des élus
Préparons la journée IA de vos services et de vos élus
Commune, intercommunalité, département, région ou syndicat mixte : indiquez les services concernés, l'outil autorisé par votre DSI et la place souhaitée pour les élus. Un programme d'une journée, des dates entre deux conseils et le devis vous sont adressés sous 24 heures.
Contacter notre équipe →Sources et références officielles
- Qualiopi, Ministère du Travail
- Les OPCO, Ministère du Travail
- Légifrance : article L. 311-3-1 du code des relations entre le public et l'administration (décision individuelle et traitement algorithmique)
- DINUM : guide d'usage de l'IA pour les agents publics de l'État, les cinq principes
- DINUM : enjeux juridiques d'un assistant conversationnel (CRPA L. 312-1-3, loi Informatique et libertés art. 47)
- DINUM : Albert API, service réservé aux agents de la fonction publique d'État
- CNFPT : offre de formation Intelligence artificielle 2026-2027
- Banque des Territoires : lancement du programme Territoires d'IA (21 mai 2026)
- Localtis : baromètre 2025 de l'Observatoire Data Publica sur l'IA dans les collectivités
- Banque des Territoires : guide « Intelligence artificielle et collectivités » (décembre 2019)
- Commission européenne : calendrier d'application du règlement sur l'IA
- Légifrance : décret n° 2025-1386 du 29 décembre 2025 modifiant certains seuils des marchés publics