Formation ChatGPT pour assistantes et assistants de direction
Deux jours pour préparer avec ChatGPT les courriers, les comptes rendus et les déplacements de votre direction. Les exercices partent de vos propres modèles de lettres et d'ordres du jour, en groupe ou en individuel.
Par Mathias Nizan, fondateur de Masteria · Revu le 7 octobre 2026
- Formation
- ChatGPT au poste d'assistanat : correspondance du dirigeant, notes de réunion mises au propre, voyages d'affaires, tableaux de suivi et supports de comité
- Durée
- Deux journées de sept heures, placées de préférence avant un comité ou un déplacement inscrit à votre agenda
- Formats
- Les assistantes d'une même direction en groupe intra (douze au maximum), ou une assistante seule ; sur place, en France comme en Europe, aux États-Unis ou en Inde, ou à distance
- Tarif
- À partir de 1 980 € HT par journée ; pour des exercices sur vos modèles de lettres et vos ordres du jour, la préparation s'ajoute au devis
- Financement
- Organisme certifié Qualiopi : votre OPCO examine la demande d'après les critères et le budget de votre branche
- Prérequis
- Un compte ChatGPT d'entreprise (Business ou Enterprise) de préférence ; un compte Plus convient pour la méthode, sans les fonctions d'équipe
À qui s'adresse cette formation ?
Assistantes et assistants de direction générale
Vous préparez ce que le président ou le directeur général signe et lit. Vous apprenez à faire écrire ChatGPT dans sa voix, à vérifier chaque fait avant signature et à tenir ses dossiers confidentiels hors de l'outil.
Assistantes d'équipe et office managers
Vous servez plusieurs managers, avec des courriers, des réservations et des tableaux de suivi qui s'entrecroisent. Vous apprenez à séparer leurs demandes par projet et à automatiser la préparation de la semaine.
Secrétariat général et assistantes de comité
Ordres du jour, convocations, relevés de décisions et suivi des engagements font votre calendrier. Vous apprenez à passer des notes de séance au relevé validé, puis à tenir le tableau des actions dans Excel avec ChatGPT.
Ce que vous allez maîtriser
Courriers signés sans retouche
Réponses délicates, remerciements, refus courtois, rédigés dans la voix du dirigeant grâce aux lettres qu'il a déjà signées.
Notes de réunion mises au propre
Photo de notes manuscrites ou transcription exportée, transformée en relevé de décisions : qui fait quoi, pour quand.
Déplacements préparés de bout en bout
Programme, fiche par rendez-vous et confirmations dans la langue de l'hôte, chaque horaire vérifié avant réservation.
Suivi des engagements du comité
Le tableau Excel tenu avec l'extension ChatGPT, mis à jour après chaque séance et relu ligne par ligne.
Un projet par dirigeant
Formules, interlocuteurs et préférences de chaque dirigeant rangés à part, avec une mémoire qui ne mélange pas leurs dossiers.
Dossiers de direction protégés
Compte d'entreprise vérifié, liste écrite des pièces exclues et charte du poste validée avec le dirigeant.
Programme, 2 jours de formation pratique
Module 1 · Vérifier son compte et nommer les pièces qui restent hors de ChatGPT
1h30Partir d'un compte sûr avant d'y déposer le moindre dossier de la direction.
- →Offres de ChatGPT au 7 octobre 2026 : ce que Plus, Business et Enterprise changent pour un poste d'assistanat
- →Réglage d'entraînement, mémoire, historique : où ils se trouvent et qui les décide
- →Liste des pièces exclues : paie, santé, opérations non annoncées, procès-verbaux non approuvés
- →Pseudonymiser un courrier avant toute demande
Module 2 · Obtenir un courrier que le dirigeant signe sans le réécrire
2hUne méthode de demande qui fournit le destinataire, l'enjeu, le ton et les pièces dès le premier message.
- →Les cinq éléments d'une demande de courrier : l'auteur, le destinataire, le résultat attendu, les pièces jointes, la forme du texte
- →Relancer sur un point précis plutôt que tout reformuler
- →Lettres sensibles : refus, relance d'un partenaire important, condoléances, excuses
- →Faire signaler les affirmations à vérifier avant signature
Module 3 · Monter le projet de chaque dirigeant
2hDonner à ChatGPT, une fois pour toutes, la voix et le contexte de la personne que vous assistez.
- →Instructions du projet : formules, registre, longueur, mots proscrits
- →Fichiers de référence : lettres signées, organigramme, liste des partenaires et de leurs titres
- →Mémoire limitée au projet et partage avec la collègue qui vous remplace
- →Tester le projet sur trois demandes différentes avant de s'en servir au quotidien
Module 4 · Passer des notes brutes au relevé de décisions
1h30Transformer ce qui a été dit en réunion en un document que chacun peut suivre.
- →Photo de notes manuscrites, transcription exportée de l'outil de visioconférence ou notes dictées
- →Séparer décisions, actions, porteurs et échéances
- →Comparer les chiffres du relevé aux supports présentés en séance
- →Rédiger les mails de suivi adressés à chaque porteur d'action
Module 5 · Travailler dans Word, Excel et PowerPoint avec l'extension ChatGPT
1h30Retoucher les documents de la direction là où ils sont ouverts.
- →Installer les extensions et repérer ce que votre offre permet
- →Word : reprendre le ton d'une lettre, réduire une note à une page, harmoniser un rapport
- →Excel : mettre à jour le suivi des engagements, repérer les actions en retard
- →PowerPoint : bâtir le support d'une réunion dans le gabarit de la société
Module 6 · Préparer un déplacement ou un rendez-vous important
2hRassembler sur une seule feuille les informations utiles au dirigeant avant son départ.
- →Recherche approfondie limitée aux sites que vous désignez, plan de recherche corrigé avant lancement
- →Fiche par rendez-vous : historique de la relation, points ouverts, sujets à aborder
- →Programme de voyage et confirmations dans la langue de l'hôte
- →Vérifier horaires et adresses sur les sites officiels, réserver soi-même
Module 7 · Brancher la messagerie et confier des tâches récurrentes
2hLaisser ChatGPT retrouver et préparer, sans jamais envoyer à votre place.
- →Connecteurs Gmail, Outlook, Google Drive ou SharePoint autorisés par l'administrateur
- →Tâche planifiée : la semaine du dirigeant préparée chaque lundi
- →Compétence « courrier de la direction » sur Business, rédigée avec ChatGPT puis testée
- →Recenser les GPTs du poste avant leur fin, fixée au 11 décembre 2026
Module 8 · Écrire la charte du poste et le plan des trente prochains jours
1h30Convenir avec le dirigeant du partage des tâches entre l'outil et vous, et des dossiers qui n'y passent jamais.
- →Article 4 de l'AI Act : la maîtrise de l'IA que l'employeur doit soutenir, et la preuve de formation à garder
- →Règles de relecture : ce que le dirigeant signe, ce que vous validez seule
- →Liste des pièces exclues, mise au propre et datée
- →Trois usages prioritaires et un point d'étape à un mois
ChatGPT écrit le premier jet, l'assistante garde la signature du dirigeant
Une assistante de direction écrit au nom de quelqu'un d'autre. Un courrier doit avoir le ton du dirigeant, partir à la bonne date et ne rien dire de ce qui reste au bureau. ChatGPT peut en écrire la première version, mettre au propre des notes de réunion ou bâtir un programme de voyage.
Le dirigeant signe ce que vous préparez, souvent sans tout relire. Pour que ChatGPT allège ce travail, il lui faut connaître les habitudes de chaque dirigeant, ce que permet un projet ChatGPT, et tourner sur un compte d'entreprise, où OpenAI n'apprend pas de vos échanges par défaut. Une règle s'y ajoute : rien ne part sans votre relecture, car une date ou un montant faux dans un courrier engage la direction.
Un projet par dirigeant retient ses formules, ses interlocuteurs et ses préférences
Un projet ChatGPT garde ensemble des consignes, des fichiers et toutes les conversations consacrées à un sujet. Pour une assistante qui travaille avec deux ou trois dirigeants, le bon découpage est d'ouvrir un projet par personne. Les instructions y décrivent la façon d'écrire du dirigeant : vouvoiement ou tutoiement selon les interlocuteurs, formules d'appel et de politesse, longueur habituelle, mots qu'il n'emploie jamais. Les fichiers donnent des exemples : cinq courriers qu'il a signés sans retouche, l'organigramme, la liste des partenaires réguliers avec leur titre exact.
Réglez la mémoire du projet sur « Mémoire limitée au projet » : ce qui concerne le président ne déteint plus sur les courriers du directeur financier. Un projet partagé passe dans ce mode tout seul. Un projet Business admet 40 fichiers au plus, et jusqu'à 100 collègues peuvent y accéder, ce qui permet de le confier à la collègue qui assure les remplacements pendant vos congés. Sur Plus, la limite tombe à 25 fichiers et le projet reste personnel.
ChatGPT travaille aussi dans Word, Excel et PowerPoint, sur le fichier ouvert
Word, Excel et PowerPoint disposent chacun d'une extension ChatGPT éditée par OpenAI ; la dernière arrivée, celle de Word, date du 17 septembre 2026. Elles s'ouvrent dans un panneau latéral et agissent sur le document affiché : reprendre le ton d'un courrier, raccourcir une note à une page, harmoniser les titres d'un rapport, résumer un tableau de suivi. Les comptes gratuits y ont droit avec parcimonie ; les offres payantes desserrent la limite.
Ces extensions lisent le document que vous leur montrez, ainsi que les informations que vous leur fournissez. Pour qu'elles retrouvent le dernier compte rendu ou la convention signée, il faut soit déposer ces pièces, soit brancher un connecteur vers le dossier partagé. En formation, chaque participante travaille sur un courrier ouvert dans Word et sur le tableau Excel qu'elle tient pour la direction, par exemple le suivi des engagements pris en comité.
La messagerie et les dossiers partagés se branchent par des connecteurs, sous l'autorité de l'administrateur
Pour lire vos mails et vos dossiers, ChatGPT passe par des connecteurs, chacun relié par l'utilisateur à ses propres comptes : Outlook ou Gmail côté messagerie, SharePoint, Google Drive, Dropbox ou Box côté fichiers. Depuis le 9 juillet 2026, ces accès sont regroupés dans des plugins, et depuis le 1er octobre, la console d'un espace Business permet à son administrateur de choisir ceux que les salariés peuvent installer. Le résultat dépend donc de deux décisions : ce que l'entreprise autorise, et ce que vous connectez.
Un connecteur sert surtout à retrouver : le dernier échange avec un partenaire avant un rendez-vous, la pièce jointe d'un mail de la semaine passée, la version validée d'une note. La règle du poste reste simple. ChatGPT cherche, résume et rédige un brouillon ; l'assistante relit, complète et envoie elle-même. Pour une boîte de réception déléguée par le dirigeant, la décision de la brancher revient à l'administrateur et au dirigeant, et ce point se règle au cadrage.
ChatGPT sait aussi programmer une tâche. Si l'agenda et la messagerie sont connectés, il peut, chaque lundi à 8 heures, préparer la liste des rendez-vous de la semaine à confirmer ou relire les mails restés sans réponse depuis cinq jours. Une tâche planifiée se relit comme un brouillon, et on la retire dès qu'elle ne sert plus.
Les dossiers de la direction exigent un compte d'entreprise et une liste écrite de pièces exclues
Dans un espace d'entreprise (Business, Enterprise, Edu), OpenAI exclut vos échanges de l'entraînement de ses modèles, sans que vous ayez rien à régler. Avec Free, Go, Plus ou Pro, l'utilisateur doit lui-même décocher l'option « Améliorer le modèle pour tous », rangée dans les contrôles des données ; faute de quoi ses conversations peuvent nourrir l'entraînement. Une assistante qui ouvre ChatGPT sur un compte personnel pour gagner du temps expose donc les dossiers de sa direction. La formation commence par vérifier ce compte.
Le compte d'entreprise ne règle pas tout. Certaines pièces restent hors de ChatGPT quel que soit l'abonnement, et la direction doit les nommer par écrit. Nous partons de la liste suivante, que chaque direction ajuste :
- →les rémunérations individuelles, les dossiers disciplinaires et les éléments de santé d'un salarié ou du dirigeant ;
- →les projets de cession, d'acquisition ou de restructuration tant qu'ils ne sont pas annoncés ;
- →les procès-verbaux du conseil avant leur approbation, et les échanges avec les avocats de la société ;
- →les codes d'accès, les références bancaires et les pièces d'identité transmises pour un voyage.
| Tâche | Fonction de ChatGPT | Ce que vous contrôlez |
|---|---|---|
| Répondre à un courrier délicat au nom du dirigeant | Projet du dirigeant, puis extension Word sur la lettre ouverte | Le ton, les noms propres, la date de l'engagement pris |
| Mettre au propre des notes de réunion manuscrites | Photo des notes déposée dans la conversation | Chaque décision et chaque porteur cité dans le relevé |
| Rédiger le relevé de décisions d'un comité | Transcription exportée de l'outil de visioconférence, déposée dans le projet | Les chiffres et les échéances, comparés aux supports du comité |
| Préparer un déplacement de trois jours | Recherche approfondie limitée à des sites choisis, puis programme dans Word | Horaires et adresses confirmés sur les sites officiels |
| Tenir le suivi des engagements du comité | Extension Excel sur le tableau de suivi | Les lignes ajoutées ou modifiées, une par une |
| Monter le support d'une réunion à partir d'un compte rendu | Extension PowerPoint, sur le modèle de présentation maison | La charte graphique et les chiffres repris |
| Retrouver le dernier échange avec un partenaire | Connecteur Gmail ou Outlook, autorisé par l'administrateur | Le fil retrouvé et l'interlocuteur exact |
| Préparer chaque lundi la semaine du dirigeant | Tâche planifiée | Les rendez-vous à confirmer, avant tout envoi |
Cas pratique : la tournée de trois jours du directeur général chez des clients en Italie
Imaginons l'assistante du directeur général d'un fabricant de pompes de 400 salariés. Le dirigeant part trois jours à Milan et à Turin pour voir quatre clients. Elle dispose des mails d'invitation, d'un tableau des ventes par client exporté du système de gestion et des comptes rendus des visites de l'an dernier. Le carnet de voyage doit être prêt une semaine avant le départ, et les confirmations doivent partir en italien.
- Dans le projet du directeur général, déposez le tableau des ventes, les comptes rendus des visites passées et les mails d'invitation ; vérifiez qu'aucune pièce de la liste d'exclusion n'en fait partie.
- Lancez le prompt ci-dessous. ChatGPT commence par dresser le tableau des rendez-vous sans rien inventer.
- Pour chaque client, lancez une recherche approfondie limitée au site de l'entreprise et à deux titres de presse économique que vous choisissez, afin de résumer son actualité publiée.
- Ouvrez le carnet de voyage dans Word avec l'extension ChatGPT, demandez une version d'une page par rendez-vous, puis confirmez chaque horaire et chaque adresse sur les sites officiels avant de réserver vous-même.
- Faites relire les mails de confirmation en italien par ChatGPT, puis envoyez-les depuis votre messagerie après une dernière lecture.
Ce que vous obtenez. Vous obtenez un tableau des rendez-vous avec les données manquantes signalées, la liste des tensions de calendrier, une fiche par client reliée à ses sources et quatre mails de confirmation dans les deux langues. Deux vérifications restent à votre charge : les horaires et les adresses, que vous confirmez sur les sites officiels avant toute réservation, et les chiffres de ventes, que vous recoupez avec l'export. Le carnet de voyage part ensuite au dirigeant dans le format qu'il connaît.
Les pièges à connaître
Sans exemples, ChatGPT écrit dans un français administratif sans visage. Les instructions du projet doivent lister les formules d'appel et de politesse du dirigeant, et les fichiers contenir des lettres qu'il a signées telles quelles.
Une réponse fluide peut contenir un horaire ou une adresse plausibles et faux. Demandez à ChatGPT d'écrire « à vérifier » plutôt que de compléter, et confirmez chaque élément pratique sur le site du transporteur ou de l'hôtel.
Sur un compte gratuit ou Plus, vos échanges peuvent nourrir l'entraînement des modèles si le réglage n'est pas coupé. Les dossiers de la direction se traitent dans l'espace Business ou Enterprise de l'entreprise, et nulle part ailleurs.
Les GPTs personnalisés s'éteignent le 11 décembre 2026. Leurs consignes se transforment en compétence, logée dans un plugin d'abord réservé à son auteur ; les conversations passées restent consultables. Recensez vos GPTs et reconstruisez celui qui sert encore.
Envoyez-nous un ordre du jour et un courrier type : nous construisons les deux journées autour du prochain comité de votre direction.
Ce que vos équipes savent faire à l'issue des 2 jours
Le participant sait vérifier son compte ChatGPT et ses réglages, puis établir par écrit les pièces de la direction exclues de l'outil.
Le participant sait rédiger une demande de courrier complète et obtenir une lettre au ton du dirigeant.
Le participant sait régler le projet d'un dirigeant : consignes d'écriture, lettres modèles, mémoire cantonnée à ce projet.
Le participant sait transformer des notes de réunion en relevé de décisions et en mails de suivi.
Le participant sait utiliser l'extension ChatGPT dans Word, Excel et PowerPoint sur un document de la direction.
Le participant sait préparer un déplacement grâce à la recherche approfondie, puis contrôler chaque élément pratique avant réservation.
Le prix d'une formation ChatGPT pour les assistantes d'un siège
Le tarif de base comprend l'animation, les supports, les prompts du guide adaptés à votre direction et l'aide au réglage des projets de chaque dirigeant pendant le module 3. Si vous voulez des ateliers bâtis sur vos modèles de lettres, un ordre du jour type et un compte rendu récent, le formateur les étudie avant la session et ce temps de préparation figure en plus au devis.
Prenons un siège qui inscrit ses quatre assistantes de direction et son office manager. En intra, ce groupe de cinq règle à partir de 3 960 € HT au total, soit dès 792 € HT par personne. Une assistante seule paie le même tarif journalier, à partir de 1 980 € HT, et repart avec un programme construit sur son seul poste. Votre OPCO étudie ensuite la prise en charge selon les règles de sa branche ; nous préparons avec vous les pièces du dossier.
Nos clients en parlent sur Google
Extraits ; chaque avis s'ouvre en entier, sans modification.
Après la formation, un assistant construit pour la direction
Quand la méthode est en place, certaines directions veulent aller plus loin : un agent qui prépare chaque vendredi le dossier de la semaine suivante à partir de l'agenda et des dossiers partagés, ou une compétence qui produit les relevés de décisions au format du comité. Masteria construit ces outils dans votre espace Business ou Enterprise, avec des droits d'accès restreints et une relecture humaine avant tout envoi. Ce chantier, pas finançable par votre OPCO puisqu'il s'agit de conseil et de développement, se règle au forfait, établi quand le besoin est cerné.
Questions fréquentes, Formation ChatGPT Assistanat de direction
Pour aller plus loin
Préparons la formation à partir de votre agenda de direction
Dites-nous combien d'assistantes et d'assistants sont concernés, combien de dirigeants chacun accompagne et quelle offre ChatGPT l'entreprise utilise. Nous vous répondons avec un programme bâti sur ces dossiers et deux ou trois dates de session.
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