Formation Copilot assistante de direction : boîte déléguée, agenda et comités
La formation Copilot pour assistante de direction apprend, en quatorze heures réparties sur deux jours, à faire travailler Copilot dans la boîte mail, l'agenda et les réunions d'un dirigeant, en respectant les limites que Microsoft fixe à l'accès délégué. Elle se suit sur votre site comme en visioconférence, seule ou avec les assistantes d'un même siège, douze au plus, et se facture à partir de 1 980 € HT par jour. Organisme certifié Qualiopi, Masteria vous aide à présenter le dossier à votre OPCO, qui statue selon le barème de la branche.
Par Mathias Nizan, fondateur de Masteria · Revu le 7 octobre 2026
- Formation
- Microsoft Copilot au poste d'assistante de direction : boîte déléguée, agenda, comités, courriers et relevés de décisions
- Durée
- Deux jours de sept heures, idéalement placés la semaine d'un comité que vous préparez
- Formats
- Intra pour les assistantes d'un siège, douze au plus, ou parcours individuel calé sur l'agenda du dirigeant ; sur site ou en visioconférence
- Tarif
- À partir de 1 980 € HT par journée, que le groupe compte deux assistantes ou douze
- Financement
- Organisme certifié Qualiopi : l'OPCO de l'entreprise instruit la prise en charge selon ses critères et son budget
- Prérequis
- Un compte Microsoft 365 professionnel ; pour les modules sur la boîte du dirigeant, la licence Microsoft Copilot et un accès délégué complet
À qui s'adresse cette formation ?
Assistantes et assistants de direction générale
Vous tenez la boîte et l'agenda d'un dirigeant grâce à une délégation. La formation montre ce que Copilot fait dans cette boîte, ce qu'il vous laisse, et comment organiser vos routines autour de ces limites.
Assistantes de comité et de conseil d'administration
Ordres du jour, dossiers de séance, relevés de décisions : vous servez des instances régulières. Vous apprenez à automatiser la collecte des points et à régler la transcription selon la sensibilité de chaque séance.
Office managers et assistantes d'équipe
Vous organisez les réunions de plusieurs personnes et rédigez les courriers du service. Les ateliers portent sur les invitations, les ordres du jour et les courriers dans Outlook et Word, avec ou sans licence.
Ce que vous allez maîtriser
Brief du matin programmé
Une demande planifiée résume à 7 h 30 les messages arrivés dans la boîte du dirigeant et liste ce qu'il doit traiter.
Invitation tirée d'un fil de mails
« Planifier avec Copilot » crée l'invitation, son titre et un projet d'ordre du jour à partir de la conversation.
Relevé de décisions du comité
Les notes IA et les tâches de suivi du récapitulatif Teams donnent la base du relevé, que vous complétez et validez.
Courrier au registre de la direction
Word s'appuie sur deux lettres déjà signées, désignées avec /, pour reprendre le ton du dirigeant.
Relances repérées avant le comité
Copilot rapproche les décisions de la semaine et les messages qui prouvent leur réalisation, puis signale les manques.
Dossier long suivi dans un bloc-notes
Conseil d'administration ou déménagement : mails, fichiers et notes réunis comme références d'un même bloc-notes Copilot.
Programme, 2 jours de formation pratique
Module 1 · Situer ce que Copilot fait dans la boîte et l'agenda du dirigeant
1h30Avant toute routine, vous vérifiez votre niveau d'accès et ce que Microsoft autorise dans une boîte déléguée au 7 octobre 2026.
- →Copilot Chat inclus, licence Microsoft Copilot, délégation complète : ce que chaque niveau ouvre à une assistante
- →Résumés, brouillons et calendrier délégué disponibles ; envoi, classement et création de réunion toujours manuels
- →Nommer la boîte dans la demande, désigner une personne ou une réunion avec /
- →Le sélecteur de modèles : laisser Auto, ou forcer une réponse rapide ou une réflexion approfondie ; sources web ou travail
Module 2 · Écrire puis planifier le brief du matin
2hUn bon brief dit ce que le dirigeant doit lire, décider ou relancer. Vous l'écrivez une fois, et Copilot le livre chaque jour à l'heure dite.
- →Méthode de demande : rôle, sources, attendu, format en tableau, interdiction d'inventer
- →« Planifier cette requête » : heure, fréquence, avis par mail
- →Répartir les dix invites planifiées entre le quotidien et les dossiers ponctuels
- →Ce qu'un brief peut taire : messages chiffrés, dates relatives mal calculées
Module 3 · Préparer réunions et ordres du jour dans Outlook
2hLes fonctions de réunion de Copilot travaillent dans votre calendrier. Vous organisez les réunions de la direction de façon à en tirer parti.
- →« Planifier avec Copilot » depuis un fil de mails dans le nouvel Outlook
- →« Rédiger automatiquement un ordre du jour », puis « Conserver » ou « Raccourcir »
- →Convoquer depuis votre agenda une réunion présidée par le dirigeant
- →Replanification automatique : calendriers partagés et réunions de plus de cinq heures exclus
Module 4 · Régler Teams selon la sensibilité de chaque instance
1h30Le récapitulatif fournit la matière du relevé, et tous les invités peuvent le lire. Chaque instance reçoit donc un réglage décidé à l'avance.
- →Enregistrement ou transcription : la condition du récapitulatif
- →Notes IA, tâches de suivi, mentions et chapitres
- →Lecteurs du récapitulatif : les invités internes à l'organisation
- →« Uniquement pendant la réunion », sous « Copilot et d'autres IA », pour les séances confidentielles
Module 5 · Répondre au nom de la direction sans rien envoyer à l'aveugle
1h30Copilot prépare, vous relisez et vous envoyez. Le module apprend à relire vite les éléments qui engagent le dirigeant.
- →Brouillon de réponse dans la boîte déléguée
- →Coaching de Copilot dans Outlook : clarté et ton d'un message délicat
- →Contrôle des noms, titres, civilités, dates et montants
- →Liste, convenue avec le dirigeant, des réponses qu'il tient à relire
Module 6 · Rédiger courriers, comptes rendus et supports
2hLa direction a son registre. Copilot le reprend dès qu'il dispose des bons modèles.
- →« Créer un brouillon avec Copilot » et références désignées avec /
- →Reprise du registre de courriers déjà signés
- →Notes de réunion transformées en compte rendu décisions-actions
- →Support de comité tiré de la note Word, au gabarit PowerPoint de la maison
Module 7 · Monter le dossier de comité, de la collecte au suivi
2hLe cas complet de la semaine : points à inscrire, décisions à suivre, pièces à projeter. Copilot rassemble, l'assistante arbitre.
- →Collecte des points à partir des messages et du récapitulatif précédent
- →Décisions sans trace de réalisation transformées en relances
- →Bloc-notes Copilot pour un dossier long, page partagée avec « Modifier dans la page »
- →Copilot Cowork : relevé, invitation et envoi des pièces, avec accord à chaque étape sensible
Module 8 · Convenir avec le dirigeant des règles de confidentialité
1h30Copilot garde des souvenirs et un historique, et certaines réunions laissent une trace. Vous fixez avec le dirigeant ce qui est transcrit, retenu ou effacé.
- →Souvenirs et instructions : Paramètres, puis Personnalisation
- →Historique d'activité effacé depuis le portail Mon compte
- →RGPD : santé, rémunérations et vie privée du dirigeant tenues hors des demandes
- →AI Act, article 4 : la formation consignée au registre interne, puis les trois routines des trente premiers jours
Copilot lit et prépare dans la boîte du dirigeant, l'assistante garde l'envoi et l'agenda
Une assistante de direction passe ses journées dans la messagerie et le calendrier de quelqu'un d'autre. Microsoft Copilot (anciennement Microsoft 365 Copilot) sait désormais lire cette boîte et y préparer des réponses, à deux conditions : la licence sur votre compte et une délégation complète. Il n'y envoie rien et n'y déplace aucun rendez-vous. Ce guide répartit donc le travail entre l'outil et vous. Copilot rassemble, résume et rédige le premier jet ; vous tranchez, vous envoyez et vous tenez l'agenda. Vous repartez avec un brief du matin programmé, un dossier de comité monté à partir des messages de la semaine et des règles de confidentialité convenues avec le dirigeant.
Le métier d'assistante se joue en trois lieux : la messagerie du dirigeant, son calendrier et les réunions qu'il préside. Avec la licence Microsoft Copilot, l'outil entre dans les trois avec des droits différents. Il résume et rédige dans la boîte déléguée, il prépare les réunions que vous convoquez depuis votre propre calendrier, et il tire de Teams la matière du relevé de décisions quand la séance a été transcrite. Tout ce qui engage la signature ou l'emploi du temps du dirigeant reste votre geste.
La boîte du dirigeant s'ouvre à Copilot sous deux conditions
Microsoft a étendu Copilot aux boîtes partagées et déléguées. Son aide pose deux conditions : la licence Microsoft Copilot sur votre compte et un accès délégué complet à la boîte du dirigeant. Une délégation limitée à quelques dossiers ne suffit pas. Copilot reprend les droits que l'informatique vous a déjà donnés et n'en ajoute aucun.
Dans cette boîte, il résume les messages, prépare des brouillons de réponse et résume les rendez-vous du calendrier délégué. Il ne classe pas, ne supprime pas, n'envoie rien au nom du dirigeant et ne crée aucune réunion dans son agenda ; Microsoft présente ces actions comme prévues pour plus tard. Vos conversations avec Copilot restent séparées de celles du dirigeant.
Dans l'application Microsoft Copilot, accessible à l'adresse copilot.cloud.microsoft, écrivez le nom de la boîte dans la demande, par exemple « les messages arrivés depuis hier 18 h dans la boîte de Claire Martin ». La touche / fait apparaître une personne, un fichier ou une réunion à citer.
Une demande planifiée prépare le brief avant votre arrivée
Copilot Chat sait relancer une demande à heure fixe. Survolez une demande déjà envoyée, choisissez « Planifier cette requête », réglez l'heure et la fréquence, puis cochez si besoin l'avis par mail. La réponse s'affiche dans la liste des conversations. La fonction exige la licence, et Microsoft la limite à dix invites planifiées par personne.
Dix créneaux suffisent à rythmer la semaine d'une direction. Une répartition possible : le tri de la boîte déléguée chaque jour ouvré à 7 h 30, les messages restés sans réponse depuis trois jours le vendredi midi, les pièces envoyées par les membres du comité la veille de la séance. Gardez une ou deux places libres pour les dossiers ponctuels, comme le recrutement d'un cadre ou un déménagement de bureaux.
Outlook monte l'invitation et l'ordre du jour des réunions que vous convoquez
Dans le nouvel Outlook, deux fonctions servent la préparation d'une réunion, et toutes deux exigent la licence. Depuis un fil de mails, « Planifier avec Copilot » crée une invitation avec un titre, un projet d'ordre du jour et la conversation en pièce jointe. Dans une invitation en cours de rédaction, le bouton Copilot de la description propose « Rédiger automatiquement un ordre du jour », que vous gardez avec « Conserver » ou resserrez avec « Raccourcir ».
Ces fonctions travaillent dans votre calendrier. Pour un comité présidé par le dirigeant, convoquez donc la réunion vous-même et invitez-le : vous gardez la main sur les options de la séance et l'aide de Copilot. La replanification automatique, qui déplace un rendez-vous en cas de conflit, ignore les calendriers partagés et les réunions de plus de cinq heures.
Le récapitulatif Teams nourrit le relevé de décisions quand la séance est transcrite
Après une réunion Teams enregistrée ou transcrite, l'onglet Récapitulatif regroupe les notes générées par l'IA, les tâches de suivi, les mentions de noms et les chapitres. Chaque invité de l'organisation y a accès, y compris à ce qui s'est dit en fin de séance sur un sujet délicat.
Pour un comité où l'on parle de rémunérations, de cession ou de litige, ouvrez les options de la réunion. Sous « Copilot et d'autres IA », le choix « Uniquement pendant la réunion » laisse Copilot répondre en séance, sans enregistrement ni transcription ; une fois la réunion close, il ne reste rien à interroger. Demandez la liste des décisions avant de lever la séance et recopiez-la dans le relevé.
Les courriers de la direction reprennent le registre des lettres déjà signées
Dans Word, « Créer un brouillon avec Copilot » accepte des références : avec la touche /, désignez un courrier antérieur, un fil de mails ou une réunion. Choisissez deux lettres que le dirigeant a signées sur un sujet voisin, et Copilot en reprend la longueur, le ton et les formules. Dans Outlook, le coaching de Copilot relit un message délicat avant l'envoi et commente sa clarté et son ton.
Un dossier qui s'étend sur plusieurs mois, comme un conseil d'administration, un déménagement de siège ou le recrutement d'un directeur, trouve sa place dans un bloc-notes Copilot. Mails, fichiers et notes de réunion y sont rangés comme références, et Copilot répond sur ce seul périmètre. Une réponse utile devient une page Copilot que vous partagez et corrigez avec « Modifier dans la page ».
Cowork enchaîne les étapes et attend votre accord avant d'agir
Copilot Cowork, que Microsoft déclare ouvert à tous les comptes professionnels depuis le 29 septembre 2026, va au-delà du brouillon. Il rédige et expédie des mails, cale des réunions, produit des documents et poste des messages dans Teams. Chaque action sensible passe par votre validation, avec un niveau de risque affiché. Une tâche peut démarrer seule, chaque vendredi par exemple, ou dès qu'un message précis arrive. Chaque tâche consomme des crédits payés en sus de l'abonnement.
Pour une assistante, Cowork permet de chaîner la préparation d'un comité : relevé des points, invitation, envoi des pièces aux membres. Essayez-le d'abord sur vos propres réunions et votre propre boîte. Les limites de la boîte déléguée décrites plus haut restent la référence, et aucun message ne part au nom du dirigeant sans votre relecture.
| Tâche | Où la faire | Condition ou limite |
|---|---|---|
| Lire la boîte du dirigeant chaque matin | Invite planifiée dans l'application Microsoft Copilot, boîte nommée dans la demande | Licence et délégation complète ; résumé et brouillon seulement |
| Répondre pour le dirigeant | Brouillon préparé dans la boîte déléguée | Envoi à la main, après relecture des dates et des montants |
| Convoquer un comité | Votre calendrier, puis « Rédiger automatiquement un ordre du jour » | Aucune réunion créée dans l'agenda délégué |
| Tenir le relevé de décisions | Onglet Récapitulatif de Teams et tâches de suivi | Séance transcrite ou enregistrée ; contenu lisible par les invités |
| Protéger une séance sensible | Options de réunion, « Uniquement pendant la réunion » | Plus rien à consulter une fois la séance terminée |
| Écrire un courrier officiel | Word, lettres de référence désignées avec / | Titres, civilités et formules relus à la main |
| Enchaîner relevé, invitation et envoi des pièces | Copilot Cowork | Accord demandé avant chaque action sensible ; usage facturé en plus |
Cas pratique : monter le comité de direction du lundi depuis la boîte déléguée
Imaginons l'assistante du président d'une société de services de 300 personnes. Elle dispose de la licence Microsoft Copilot et d'une délégation complète sur la boîte du président. Le comité se réunit chaque lundi à 9 h, et l'ordre du jour part le vendredi après-midi.
- Vendredi à 14 h, elle ouvre l'application Microsoft Copilot, désigne avec / la boîte du président puis la réunion du lundi précédent, et y dépose la demande reproduite plus bas.
- Elle relit les trois tableaux, retire un point réglé dans la semaine par téléphone et en ajoute un que le président lui a confié de vive voix.
- Elle crée la réunion du lundi dans son propre calendrier, invite le président et les membres du comité, lance « Rédiger automatiquement un ordre du jour », puis remplace la proposition par sa version validée.
- Elle laisse la transcription active pour ce comité ordinaire et note que la séance mensuelle consacrée aux rémunérations passera en « Uniquement pendant la réunion ».
- Satisfaite du résultat, elle survole sa demande dans Copilot Chat et la programme chaque vendredi à 14 h.
Ce que vous obtenez. Copilot rend les trois tableaux, et trois vérifications restent à la charge de l'assistante. Les dates relatives (« demain », « fin de semaine ») se recalculent depuis la date du message, que Copilot confond parfois avec la date du jour. Les décisions marquées « aucune trace trouvée » forment la liste des relances à faire avant lundi. Chaque nom de fichier doit exister dans la boîte, car un nom mal recopié laisse une pièce manquante en séance. Le tableau de suivi est la partie qui demandait jusque-là de relire toute une semaine de messages.
Les pièges à connaître
La foire aux questions de Copilot dans Outlook affirme encore que Copilot ne travaille que sur la boîte principale, alors qu'une page plus récente décrit l'accès délégué. Le résultat dépend de la version d'Outlook et du rythme de déploiement dans votre entreprise. Vérifiez dans l'application Copilot ce qui fonctionne chez vous avant d'y bâtir une routine.
Copilot garde des instructions personnalisées et des souvenirs, rangés dans votre boîte Exchange. Une remarque sur la santé ou les projets personnels du dirigeant peut s'y retrouver. Relisez ce qu'il a retenu dans Paramètres, puis Personnalisation, et effacez l'historique d'activité depuis le portail Mon compte quand un dossier se referme.
Copilot ne lit pas les messages chiffrés avec S/MIME, un procédé qui signe et chiffre un mail d'un bout à l'autre. Le brief peut donc taire le message le plus sensible de la journée. Gardez l'habitude de parcourir la boîte, même quand le résumé arrive à l'heure.
Donnez-nous la date de votre prochain comité : nous bâtissons les deux journées sur sa préparation.
Ce que vos équipes savent faire à l'issue des 2 jours
Le participant sait vérifier les conditions d'accès de Copilot à une boîte déléguée et dire ce que l'outil peut y faire au 7 octobre 2026.
Le participant sait rédiger et planifier une demande qui produit chaque matin le brief de la boîte qu'il tient.
Le participant sait préparer une réunion dans Outlook avec « Planifier avec Copilot » et l'ordre du jour automatique.
Le participant sait choisir le réglage Copilot d'une réunion Teams d'après sa confidentialité.
Le participant sait écrire un courrier au registre de la direction à partir de lettres de référence désignées dans Word.
Le participant sait contrôler un brief ou un relevé produit par Copilot : dates, pièces jointes, messages chiffrés.
Le prix des deux journées pour un pôle d'assistantes
Le prix de base couvre l'animation, les supports et le programme. Pour partir de vos propres éléments, le formateur relève avant la session avec vous les accès de chaque participante (licence, délégations, version d'Outlook), récupère quelques modèles de courriers et d'ordres du jour, et ajuste les demandes du guide à vos propres instances. Ce temps de préparation s'ajoute et figure au devis. Les supports et la charte d'usage rédigée pendant le module 8 restent à l'équipe.
Prenons un siège qui inscrit ses six assistantes de direction. Le parcours de deux jours en intra démarre à 3 960 € HT pour l'ensemble, soit dès 660 € HT par assistante. En individuel, calé sur l'agenda d'un seul dirigeant, chaque jour est facturé à partir de 1 980 € HT. L'OPCO dont relève l'entreprise étudie ensuite le dossier d'après ses critères. À Genève et à Bruxelles, faute d'OPCO, nous chiffrons la session en euros, hors taxes.
Chez un éditeur de logiciels, chaque outil reçoit son périmètre de données
En septembre 2026, chez un éditeur de logiciels qui vend aux entreprises, Masteria a accompagné une assistante de direction pendant une journée individuelle, en visioconférence. Copilot tournait déjà sur son poste. La journée a déroulé tout le cycle d'un comité, de l'ordre du jour au mémo du dirigeant, puis un relevé de décisions et d'actions extrait d'une séance enregistrée et le contrôle des notes de frais dans Excel. L'assistante a bâti dans Agent Builder un assistant qui prépare les mails du dirigeant, et retenu une règle de tri : les documents internes ou qui citent des personnes ne quittent pas Copilot, et le doute profite à Copilot.
Lire l'étude de cas →Ce qu'en disent les participants
« Exercices très personnalisés »
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Extraits ; chaque avis s'ouvre en entier, sans modification.
Après la formation, un assistant taillé pour le secrétariat de direction
Quand les routines tiennent, une demande revient souvent : un agent qui prépare les réponses types de la direction, un dossier de comité monté chaque semaine par une compétence Cowork, ou un assistant qui traite les demandes répétitives arrivant au secrétariat. Masteria peut construire cet outil dans votre environnement Microsoft 365, l'éprouver sur vos messages et apprendre à l'équipe à l'entretenir. Il se chiffre au forfait après un cadrage ; ce chantier n'est pas finançable par votre OPCO.
Questions fréquentes, Formation Microsoft Copilot Assistanat de direction
Pour aller plus loin
Partons de la messagerie et du calendrier que vous tenez
Dites-nous combien d'assistantes sont concernées, lesquelles ont déjà la licence et quelles instances vous servez. Nous revenons avec un programme calé sur vos réunions et des dates possibles.
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