Formation Claude IA pour les Assistantes de direction

Formation

Claude dans le quotidien d'une assistante de direction : boîte Outlook, agenda, dossiers de comité, courriers, tableaux Excel et supports PowerPoint

Durée

Quatorze heures réparties sur deux jours, calées de préférence avant un comité réel à préparer

Formats

Assistantes d'un même siège en intra, douze au plus, ou parcours individuel ; en présentiel dans vos bureaux d'Europe, des États-Unis ou d'Inde, ou en visioconférence

Tarif

À partir de 1 980 € HT la journée ; exercices sur vos modèles de courrier, vos comptes rendus et vos ordres du jour : préparation en plus, au devis

Financement

Masteria, organisme certifié Qualiopi, ouvre l'accès au financement de votre OPCO, selon votre branche ; dossier à déposer avant la session

Prérequis

Une offre Claude payante ; Microsoft 365 avec Exchange Online pour l'extension Outlook, ou Google Workspace pour les connecteurs Gmail et Agenda

Claude pour Outlook trie, résume et rédige, sans jamais envoyer

Demandez-lui ce qui réclame votre attention : il range les messages non lus en trois groupes, ce qui exige votre intervention, ce qu'il peut préparer pour votre relecture et le bruit à archiver d'une seule sélection ; chaque message qui vous attend porte une ligne qui justifie son classement. Sur un long fil, il dégage les décisions prises, les points ouverts et ce que chacun doit encore, chaque affirmation renvoyant au message d'où elle vient.

Il lit sans les ouvrir les pièces jointes Word et Excel du message affiché ; un PDF joint s'enregistre d'abord, puis se dépose dans le volet de Claude. Pour fixer une réunion, il consulte les disponibilités de toutes les personnes dont vous voyez l'agenda et prépare l'invitation dans le formulaire de rendez-vous d'Outlook. Avant le prochain rendez-vous, il rassemble sur une page le dernier échange avec chaque participant et les documents joints.

L'extension ne demande pas le droit d'envoyer des messages : chaque réponse attend votre clic dans la fenêtre de rédaction. Trois conditions s'appliquent. La boîte doit être hébergée sur Exchange Online, dans Microsoft 365. Un administrateur général du compte Microsoft 365 donne une fois son accord pour toute l'organisation. Outlook pour iPhone et pour Android n'accueille pas l'extension.

Le ton du dirigeant s'apprend à partir de ses propres courriers

Claude pour Outlook déduit le ton du dossier des éléments envoyés : la longueur des phrases, le registre, la façon de conclure. Dans votre boîte, il écrit donc comme vous. Pour rédiger au nom du dirigeant, fournissez des courriers qu'il a lui-même signés, et relisez les titres et les formules de politesse, que la direction choisit au cas par cas.

Trois endroits gardent ces repères. Les « Instructions pour Claude », dans Paramètres, valent pour toutes vos conversations. Un projet « Courrier de la direction » réunit des lettres signées, la liste des formules d'appel et de politesse par destinataire et la charte de rédaction ; ses consignes ne s'appliquent qu'à ses propres échanges. Dans Word, Excel et PowerPoint, chaque extension possède un champ d'instructions dans ses réglages, qui ne se transmet pas entre applications.

Un courrier qui revient chaque mois, comme la lettre de remerciement après une intervention ou la réponse à une sollicitation déclinée, peut devenir une compétence (Skill) : un petit dossier où un fichier nommé SKILL.md décrit la procédure, que Claude suit dès qu'une demande correspond à sa description. Les compétences activées dans votre compte servent aussi dans les extensions Office. Opus 5.5, modèle de départ conseillé par Anthropic pour la majorité des travaux, met l'essentiel en tête : demandez-lui une première phrase qui dise l'objet du courrier.

Le dossier de comité se monte dans un dossier de travail confié à Cowork

Cowork est le mode de Claude qui exécute une tâche sur des fichiers. Depuis l'application de bureau, il lit et écrit dans un dossier de votre ordinateur que vous lui ouvrez, sans téléversement. Sur un dossier de séance, il vérifie que chaque point de l'ordre du jour a sa pièce, propose un nommage dans l'ordre de passage, rédige le sommaire et une fiche par point, puis produit les documents Word, Excel ou PowerPoint du dossier. Avant de supprimer définitivement un fichier, il demande votre accord.

Anthropic conseille de ne pas ouvrir à Cowork des fichiers sensibles. Créez donc un dossier de travail qui ne contient que les pièces destinées aux membres du comité, jamais le répertoire entier de la direction. Les sessions menées sur votre ordinateur y gardent leur historique, hors de la gestion centrale de l'administrateur : un poste partagé ne convient pas à un dossier de conseil d'administration.

Le relevé de décisions se prépare avant la séance. À partir de l'ordre du jour et des fiches, Claude dresse une trame qui reprend chaque point avec la décision attendue et des cases pour la décision prise, le vote éventuel et les actions. En séance, vous la remplissez ; ensuite, Claude la met au propre à partir de vos notes ou de la transcription exportée de Teams ou de Meet, et marque « à confirmer » ce que les notes laissent ambigu.

Les connecteurs ouvrent la messagerie et l'agenda dans la conversation

Un connecteur relie Claude à un outil de l'entreprise par MCP (Model Context Protocol), un protocole ouvert de connexion entre assistants d'IA et logiciels. Sur un abonnement Team ou Enterprise, le connecteur doit d'abord être activé par un propriétaire du compte, puis chacun s'identifie avec ses propres accès.

Le connecteur Microsoft 365 cherche dans Outlook, OneDrive, SharePoint et Teams avec vos droits, et rien au-delà ; il couvre aussi les boîtes partagées et déléguées auxquelles vous avez accès, en délégation complète ou limitée à certains dossiers. Si l'administrateur a ouvert ses outils d'écriture, il rédige et envoie des messages, gère des événements et crée des fichiers, en vous demandant confirmation par défaut.

Côté Google Workspace, le connecteur Gmail cherche, lit, rédige et envoie, avec votre accord avant chaque envoi par défaut, mais ne voit des pièces jointes que leurs métadonnées. Le connecteur Google Agenda consulte aussi les agendas partagés, cherche des créneaux communs et crée ou modifie des événements. La recherche approfondie, appelée Recherche dans l'interface et réservée aux offres payantes, croise le web et ces outils connectés pour bâtir une note de briefing sourcée.

Cas pratique : le dossier du conseil d'administration prêt huit jours avant la séance

Prenons l'assistante du président d'une ETI de 600 salariés. Le conseil d'administration se réunit le 9 décembre, et les administrateurs reçoivent le dossier huit jours plus tôt, le 1er décembre. Les pièces arrivent par mail de quatre directions : comptes du troisième trimestre, budget 2027, point juridique, projet de résolution. L'entreprise dispose de Claude sur l'offre Team et de l'application de bureau. Cette situation est imaginée pour l'exercice.

1. Créez sur votre ordinateur un dossier « CA 9 décembre » et n'y placez que les pièces destinées aux administrateurs, avec l'ordre du jour validé par le président.
2. Dans l'application de bureau Claude, donnez à Cowork l'accès à ce dossier et collez la demande ci-dessous.
3. Relisez le tableau de contrôle : chaque pièce manquante ou périmée devient une relance, que vous rédigez avec Claude pour Outlook et envoyez vous-même.
4. Ouvrez la présentation du conseil dans PowerPoint ; l'extension Claude complète les diapositives à partir des fiches, dans le masque de l'entreprise.
5. Faites valider le sommaire et les fiches par le président, puis transmettez le dossier par le canal habituel des administrateurs.

Tu prépares avec moi le dossier du conseil d'administration du 9 décembre. Le dossier ouvert contient l'ordre du jour validé (ordre-du-jour.docx) et les pièces reçues des directions.

1. Contrôle : pour chaque point de l'ordre du jour, indique la ou les pièces qui s'y rapportent, leur date et leur version. Dresse un tableau des pièces manquantes, des doublons et des versions plus anciennes qu'une autre pièce du dossier.
2. Classement : propose un nouveau nom pour chaque fichier, sous la forme « 01-intitulé du point », dans l'ordre de l'ordre du jour. Attends mon accord avant de renommer quoi que ce soit, et ne supprime aucun fichier.
3. Sommaire : rédige dans un document Word le sommaire du dossier, avec le numéro et le titre de chaque pièce.
4. Fiches : pour chaque point, rédige une fiche tenant sur une page avec l'objet, ce qui est attendu du conseil (information, avis ou décision), les trois chiffres ou faits principaux et la pièce qui les contient.
5. Trame du relevé : prépare un document qui reprend chaque point avec la décision attendue et des cases vides pour la décision prise, le vote et les actions.

Règles : travaille uniquement à partir des fichiers de ce dossier. Quand deux pièces donnent un montant ou une date différents, mentionne-le sans rien corriger. N'écris aucun chiffre absent des pièces.

Ce que vous obtenez. Le dossier revient avec un tableau de contrôle, un plan de nommage en attente de votre accord, le sommaire, une fiche par point et la trame du relevé de décisions. Avant de valider, ouvrez chaque pièce signalée comme plus ancienne pour confirmer la version, et retrouvez dans les pièces les chiffres repris par deux fiches tirées au hasard. Le jour du conseil, vous remplissez la trame en séance ; après la réunion, Claude met le relevé au propre à partir de vos notes, et le président le relit avant diffusion.

Les pièges à connaître

Venez avec l'ordre du jour du comité qui vous attend : la deuxième journée le prend comme fil conducteur.