Formation gouvernance IA : registre, charte et comité pour encadrer vos usages dans la durée

Formation

Le dispositif qui encadre l'IA au quotidienRegistre, charte, comité, réglages des outils, indicateurs

Durée

Sept heures en quatre modulesAvec des gabarits remplis sur les usages de votre organisation

Public

DPO, juristesDSI, RSSI, responsables data, référents IA et membres de la direction

Tarif

À partir de 1 980 € HT pour la journéePrix de base identique jusqu'à douze personnes

Financement

Prise en charge possible par l'OPCOSur dossier, Masteria étant certifié Qualiopi

Prérequis

Venir à deux ou trois de la même organisation si possibleAvec la liste des outils d'IA connus à ce jour

Dans la plupart des entreprises, l'IA est déjà là avant toute règle : des comptes ouverts par les salariés, un assistant inclus dans la suite bureautique, un fournisseur qui ajoute une fonction d'IA à son logiciel. La gouvernance consiste à reprendre la main sans tout interdire.

Cette journée s'adresse à l'équipe qui en portera la charge : le DPO, le DSI ou le responsable de la sécurité, un représentant de la direction, le référent IA quand il existe.

Elle s'appuie sur l'état des outils au 7 octobre 2026, avec des échéances qui pèsent sur le registre : la disparition des GPTs personnalisés, fixée au 11 décembre, la fin programmée des Gems de Google, le remplacement des agents de Vibe par des compétences. Vous repartez avec un registre amorcé, une trame de charte et le mode de fonctionnement de votre comité.

Une gouvernance de l'IA qui reste sur le papier ne change rien aux pratiques. Elle devient réelle quand le registre décrit les usages tels qu'ils existent, quand la charte se traduit en réglages dans les consoles d'administration, et quand un comité répond aux demandes assez vite pour que personne ne contourne la règle.

La journée construit ces quatre pièces dans cet ordre, sur les outils de votre organisation.

Le registre commence par les comptes, avant les usages

La première question est arithmétique : combien de personnes utilisent quel assistant, avec quel compte. Les journaux de connexion de l'annuaire, les notes de frais qui mentionnent un abonnement et une enquête courte auprès des services donnent une image fiable en quelques jours. Cette photographie précède toute règle, car on ne gouverne pas un usage qu'on ignore.

Chaque offre a son propre réglage d'entraînement par défaut

Le tableau de cette page récapitule ces réglages au 7 octobre 2026. Pendant la journée, chaque participant vérifie l'offre en service dans son organisation et inscrit le réglage observé dans le registre, plutôt que le réglage supposé.

La console d'administration applique ce que la charte promet

Les assistants configurés changent de forme cet automne

Le comité instruit vite, avec des critères écrits

Les critères de décision sont fixés à l'avance : la finalité, les données concernées, l'offre et ses réglages, le niveau de risque que lui attribuerait l'AI Act, le coût. Trois indicateurs suffisent pour piloter : la part des usages connus inscrits au registre, le nombre de demandes en attente, les incidents signalés. Le comité les relit à chaque réunion.

La charte se lit en cinq minutes et se signe

Une charte utile tient sur deux pages et se range en trois colonnes : ce qui est autorisé sans demande, ce qui est encadré, ce qui est interdit. Elle nomme les outils fournis par l'entreprise, dit quelles données ne doivent jamais entrer dans un assistant, impose une relecture humaine de tout document qui engage l'entreprise et indique à qui signaler une erreur de l'IA.

Mise en situation : le premier comité IA d'une ETI examine trois demandes

1. Le référent IA rassemble pour chaque demande le formulaire du service, l'outil visé et l'offre souscrite.
2. Il copie la charte en vigueur dans l'assistant fourni par l'entreprise, puis le prompt ci-dessous, qui prépare les fiches d'instruction.
3. Il vérifie chaque fiche : réglage d'entraînement de l'offre, données concernées vérifiées auprès du service, coût de l'agent.
4. Le comité décide en séance : visuels autorisés avec mention, entretiens annuels refusés en l'état, agent des factures accordé pour un essai plafonné.
5. Le référent porte les trois décisions au registre, chacune avec son responsable et sa prochaine échéance de revue.

Tu prépares les fiches d'instruction du comité IA de notre entreprise. Tu ne prends aucune décision.

Voici notre charte d'usage de l'IA :
[coller la charte]

Voici les demandes reçues, avec le service, l'outil, l'offre souscrite et les données concernées :
[coller les demandes]

Pour chaque demande, rédige une fiche d'une page avec :
1. la finalité, en une phrase ;
2. les données qui entreraient dans l'outil, en distinguant les données personnelles ;
3. le réglage d'entraînement par défaut de l'offre citée, ou « à vérifier » si tu n'en es pas sûr ;
4. le niveau de risque probable au regard de l'AI Act (risque minimal, transparence, haut risque), avec l'article sur lequel tu t'appuies ;
5. les articles de notre charte concernés ;
6. les conditions que le comité pourrait poser s'il accepte ;
7. les questions encore ouvertes.

N'invente ni réglage ni article : signale ce que tu ignores.

Ce que vous obtenez.

Les pièges à connaître

1. Une charte de vingt pages que personne ne lit

   Plus la charte est longue, moins elle est appliquée. Gardez deux pages, trois colonnes et des exemples tirés de vos métiers ; renvoyez le détail vers les procédures internes.

2. Un registre rempli une fois puis oublié

   Un registre sans date de revue décrit l'entreprise d'il y a six mois. Chaque ligne porte un responsable et une échéance, et le comité contrôle à chaque séance les revues dépassées.

3. Un comité qui refuse par principe

   Chaque refus sans solution de rechange renvoie un usage vers un compte personnel. Quand une demande est refusée, le comité propose une version encadrée ou un autre outil.

4. Des GPTs oubliés jusqu'au 11 décembre 2026

   Un GPT personnalisé dont personne n'a la charge disparaîtra avec le retrait annoncé par OpenAI, et le service qui s'en servait le découvrira le jour même. Recensez-les dès maintenant et confiez chaque migration à un propriétaire.

5. Des modèles Claude activés dans Copilot sans décision

   Dans l'Union européenne, leur activation par un administrateur fait sortir certains traitements de l'espace de données que Microsoft garde en Europe. Ce choix revient au comité, qui l'inscrit au registre avec ses motifs.

Faites-nous parvenir l'inventaire, même partiel, des assistants utilisés chez vous : la journée démarre sur votre registre.

Pour le groupe entier, de un à douze inscrits, le prix de base part de 1 980 € HT. Il comprend les gabarits de registre, de charte et de formulaire de demande, et l'attestation remise à chaque participant.

L'échange préalable sur vos outils, vos instances et vos documents existants (charte, politique de sécurité, registre RGPD) et l'adaptation des cas pratiques à votre secteur forment un temps de préparation, qui s'ajoute et figure au devis.

Prenons une ETI qui inscrit son DPO, son DSI, son RSSI et sa directrice juridique : la journée revient à 495 € HT par personne, et les quatre repartent avec les mêmes documents de travail.

Côté financement, votre OPCO peut couvrir tout ou partie de la journée, Masteria étant certifié Qualiopi, et il décide d'après ses propres barèmes ; le dossier se dépose avant la session, convention et programme joints.

Chez un distributeur de solutions photovoltaïques qui compte trois personnes, le diagnostic présenté par Masteria à la direction en septembre 2026 a classé les règles d'usage au plus bas de l'échelle de maturité : l'IA était arrivée par des comptes personnels.

Les recommandations reprennent les pièces que cette journée apprend à poser : une charte à signer avant la formation, un référent IA chargé des comptes et des erreurs signalées, un point mensuel, et des comptes d'équipe administrés à la place des comptes personnels, inscrits au registre RGPD. Une formation dans les locaux de l'entreprise doit suivre en octobre 2026.

Un dispositif de gouvernance gagne à s'appuyer sur quelques outils simples : un tableau de bord du comité qui suit les demandes, les décisions, les revues à venir et les incidents, ou une bibliothèque de compétences partagée où chaque fichier porte son propriétaire, sa version et sa date de test.

Masteria peut construire ces outils sur votre environnement, Microsoft 365 ou Google Workspace, et former la personne qui les administrera. Ce travail de développement n'est pas finançable par votre OPCO ; Masteria en fixe le prix forfaitaire dès que le besoin est cadré.