Formation IA productivité : utiliser l'IA pour gagner en efficacité au travail
Cette formation IA productivité occupe une journée de sept heures. Elle apprend à confier à l'assistant de l'entreprise le travail qui encombre une semaine : la boîte de réception, les réunions, les documents trop longs à lire, l'ordre des priorités et les tâches que l'on refait à l'identique. Elle s'adresse à tous les métiers et se déroule sur l'outil que vos équipes ont déjà, qu'il s'agisse de Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini ou Vibe. Le groupe compte douze personnes au plus, ou une seule, en salle ou en classe virtuelle. Masteria est certifié Qualiopi ; l'OPCO de votre entreprise examine la demande et fixe seul sa prise en charge.
Par Mathias Nizan, fondateur de Masteria · Faits vérifiés le 23 octobre 2026
- Formation
- Organiser son travail quotidien avec l'assistant IA de l'entreprise : courriels, réunions, lectures, semaine, routines
- Durée
- Une journée, sept heures, six ateliers qui se terminent chacun sur une tâche de votre propre semaine
- Formats
- Intra jusqu'à douze collègues ou accompagnement individuel, dans vos murs ou à distance
- Tarif
- Dès 1 980 € HT la journée pour le groupe ; l'adaptation à vos outils et à vos dossiers figure en plus sur le devis
- Financement
- Organisme certifié Qualiopi ; votre OPCO, ou le fonds d'un travailleur indépendant, rend sa décision
- Prérequis
- Un compte professionnel sur l'assistant fourni, la messagerie et l'agenda, trois tâches hebdomadaires notées à l'avance
À qui s'adresse cette formation ?
La journée accueille toutes les fonctions qui passent leurs semaines entre la messagerie, les réunions et les documents. Chacun apporte trois tâches qui reviennent et repart avec ces tâches outillées dans son propre compte.
Managers et responsables d'équipe
Votre semaine se partage entre réunions, arbitrages et courriels. Vous apprenez à préparer une réunion à partir des échanges passés, à obtenir un relevé de décisions fiable et à garder la trace des actions confiées à l'équipe.
Fonctions support : achats, RH, finance, juridique
Vous traitez des demandes internes et des documents longs. Vous apprenez à faire résumer un dossier en citant ses pages, à préparer les relances et à ranger vos réponses types dans une consigne réutilisable.
Assistants et chargés de coordination
Vous tenez des agendas, des comptes rendus et des tableaux de suivi pour d'autres. Vous apprenez à confier à l'assistant le premier jet de ces travaux et à vérifier ce qui revient avant de le transmettre.
Commerciaux, chefs de projet et consultants
Vous jonglez entre plusieurs clients ou chantiers. Vous apprenez à séparer vos dossiers en projets, à préparer un rendez-vous à partir des échanges passés et à planifier votre semaine sur vos vraies échéances.
Ce que vous allez maîtriser
Six gestes que les participants installent pendant la journée, sur leur boîte, leur agenda et leurs dossiers, ou sur des pièces d'exercice de même nature.
Vider la boîte du lundi
Les courriels classés entre à traiter, à suivre et pour information, chacun avec ce qui vous est demandé.
Relancer au bon moment
Les fils restés sans réponse repérés, puis un brouillon de relance par interlocuteur, envoyé par vous.
Préparer une réunion
L'ordre du jour, les documents à relire et les questions ouvertes, tirés des échanges précédents.
Obtenir un relevé de décisions
Décisions, actions, porteurs et dates extraits de la transcription, contrôlés par un participant.
Lire un rapport de soixante pages
Les points qui vous concernent, chacun renvoyé à sa page pour une vérification rapide.
Ranger une routine
Une tâche réussie enregistrée en projet, en compétence ou en tâche planifiée, relancée chaque semaine.
Programme, 1 journée de formation pratique
Module 1 · Régler son assistant et poser ses règles de données
1hSavoir ce que son compte voit et lui donner une fois pour toutes le contexte de son poste.
- →Compte gratuit, compte professionnel, licence : ce que chacun lit de vos données
- →Instructions personnalisées : fonction, interlocuteurs, forme des réponses
- →Mémoire : consulter, corriger, couper ; chat temporaire et mode incognito
- →La règle personnelle de tri des données, écrite par chaque participant
Module 2 · Traiter sa messagerie avec l'assistant
1h30Résumer, trier et préparer les réponses, en gardant la main sur chaque envoi.
- →Résumé d'un fil dans Outlook ou dans Gmail, selon votre licence
- →Tri des courriels reçus selon une règle que vous fixez
- →Brouillons de réponse et de relance à partir de l'historique
- →Tâche déclenchée par l'arrivée d'un message, quand l'outil la propose
Module 3 · Préparer et exploiter ses réunions
1h15Arriver préparé, puis repartir avec un relevé de décisions vérifié.
- →Ordre du jour et documents à relire tirés des échanges précédents
- →Copilot dans Teams : modes, transcription, récapitulatif selon la licence
- →Prise de notes de Meet et réunions organisées à l'extérieur
- →Relevé décisions, actions, porteurs, échéances, et sa relecture
Module 4 · Lire vite un document long et chercher une information sourcée
1h15Extraire d'un rapport ou d'une recherche ce qui sert à votre décision, avec ses références.
- →Questions ciblées posées au document, liées à votre décision
- →Chaque affirmation renvoyée à sa page ou à son lien
- →Recherche web : sources récentes, contrôle des liens, date des chiffres
- →Ce que l'assistant ignore : faits absents du document, décisions internes
Module 5 · Organiser sa semaine et ses priorités
45 minConfronter son agenda à ses échéances et décider de ce qui passe en premier.
- →Lecture de l'agenda : réunions à préparer, créneaux libres, conflits
- →Liste des engagements pris par écrit et de leurs échéances
- →Proposition de priorités argumentée, que vous arbitrez
Module 6 · Transformer une tâche répétitive en consigne réutilisable
1h15Écrire une fois ce que l'on refait chaque semaine et le relancer d'un geste.
- →Projets : fichiers de référence, instructions propres, mémoire séparée
- →Compétences au format SKILL.md ; passage des Gems aux compétences chez Google
- →Agents de Copilot Chat et conditions fixées par l'administrateur
- →Tâches planifiées : fréquence, limites, mise en pause
L'IA libère du temps sur les tâches que vous savez décrire en une consigne
Un assistant d'IA fait gagner du temps sur les tâches qu'on sait décrire. La messagerie, les réunions et les lectures longues en font partie, à condition de savoir ce que l'outil voit de vos données et ce qu'il garde d'une conversation à l'autre. Pendant la journée, chacun règle son assistant une fois, apprend les gestes utiles sur sa boîte, ses réunions et ses dossiers, puis transforme une tâche répétitive en consigne qu'il relance d'un clic. Les fonctions citées sur cette page ont été relevées le 23 octobre 2026 dans les centres d'aide de Microsoft, OpenAI, Anthropic, Google et Mistral.
La plupart des participants arrivent avec la même attente : récupérer des heures. Elles se trouvent dans les tâches qui reviennent chaque semaine sous la même forme. Trier les courriels du lundi, résumer un fil de quarante messages, préparer une réunion, tirer trois décisions d'un rapport de soixante pages. Chacune peut s'écrire une fois, puis se relancer. La journée suit cet ordre : régler l'outil, apprendre le geste juste sur chaque terrain, puis ranger la consigne pour la reprendre la semaine suivante. Le gain dépend de votre licence, car l'outil gratuit et l'outil payant d'un même éditeur ne voient pas les mêmes données.
Le compte que vous ouvrez détermine ce que l'assistant voit
Chez Microsoft, deux niveaux coexistent. Copilot Chat est inclus dans les abonnements Microsoft 365. Dans Outlook, il répond sur la boîte de réception, l'agenda et les réunions à partir de données limitées. La licence Microsoft Copilot (anciennement Microsoft 365 Copilot) y ajoute les conversations Teams et les documents de l'entreprise : elle peut indiquer quels courriels non lus comptent le plus et proposer un ordre de réponse, ou préparer l'ordre du jour d'une réunion à partir des projets en cours.
Les autres assistants passent par des connecteurs, que l'administrateur ouvre ou ferme. ChatGPT peut puiser dans une application reliée, comme Gmail, pour personnaliser ses réponses. Chez Mistral, Vibe (anciennement Le Chat) lit et cherche dans Gmail et prépare des brouillons ; Mistral précise qu'aucun brouillon ne part seul et que l'envoi se fait depuis Gmail. Gemini travaille dans Gmail, Docs et Meet quand l'édition Workspace de l'entreprise l'inclut.
Le type de compte pèse aussi. OpenAI n'entraîne pas ses modèles sur le contenu des espaces Business, Enterprise et Edu ; sur un compte personnel, le réglage « Améliorer le modèle pour tout le monde » décide. Nous commençons donc la journée par une règle simple, écrite par chaque participant : quelles données vont dans quel compte, et lesquelles restent hors de tout assistant.
Instructions et mémoire évitent de se présenter à chaque conversation
Chaque assistant garde des consignes permanentes : votre fonction, vos interlocuteurs habituels, la forme de réponse que vous préférez. ChatGPT y ajoute une mémoire faite de souvenirs enregistrés et de l'historique des conversations, que l'on consulte et corrige depuis Paramètres, Personnalisation, Mémoire. Un chat temporaire ne crée ni ne met à jour aucun souvenir.
Claude active la mémoire par défaut sur les offres Free, Pro et Max ; sur Team et Enterprise, les propriétaires l'autorisent, puis chaque membre l'allume. Chaque projet Claude possède sa propre mémoire et n'emprunte rien aux autres projets. Pour un dossier sensible, on coupe la mémoire avant le premier message de la conversation, car le réglage se fige ensuite.
Chez Microsoft, instructions personnalisées et souvenirs enregistrés relèvent de la personnalisation améliorée, active par défaut. Un administrateur peut la couper pour toute l'organisation, et les réglages apparaissent alors grisés pour l'utilisateur. Si le vôtre est dans ce cas, la consigne permanente passe par un agent ou par un texte de départ que vous collez en début de conversation.
Dans la messagerie, l'assistant résume et prépare, vous décidez de l'envoi
Dans Outlook, Copilot résume le fil ouvert et prépare un brouillon de réponse, que vous relisez avant de l'envoyer. Dans Gmail, Gemini condense les longs échanges en quelques puces et retravaille un brouillon pour le ton et la clarté. Ces deux gestes servent dès le retour de congés.
La relance se prépare de la même façon. Vous demandez à l'assistant la liste des fils où vous attendez une réponse depuis plus d'une semaine, avec pour chacun la dernière demande formulée, puis un brouillon de relance par fil. Le brouillon reste un brouillon : Copilot, Gemini, ChatGPT, Claude et Vibe proposent, et vous seul cliquez sur Envoyer.
ChatGPT peut aussi surveiller la boîte pour vous. Dans Work, les offres Plus, Pro, Business, Enterprise et Edu proposent des tâches déclenchées par un événement : l'une d'elles réagit à un nouveau message Gmail, filtré par expéditeur ou par objet. Une action qui demande votre accord met la tâche en pause jusqu'à votre réponse.
Une réunion se résume à partir de ce que l'outil a entendu
Dans Teams, l'organisateur choisit le mode de Copilot. En mode « pendant et après la réunion », Copilot démarre avec la transcription et s'arrête avec elle ; on l'interroge ensuite depuis la conversation de la réunion ou l'onglet Récapitulatif. En mode « uniquement pendant la réunion », Copilot travaille sur une reconnaissance vocale en direct qui disparaît à la fin de l'échange. Copilot ne fonctionne pas dans une réunion organisée par une autre entreprise.
Pour obtenir le récapitulatif intelligent de Teams, il faut une licence Teams Premium ou Microsoft Copilot. Côté Google, la fonction « Prendre des notes pour moi » de Meet dépose dans le Drive de l'organisateur un document à deux onglets, l'un bref et l'autre détaillé, avec décisions et prochaines étapes. Elle reconnaît le français, une seule langue par réunion.
Pour une réunion sans ces fonctions, une visioconférence externe ou un rendez-vous en salle, on dépose la transcription ou ses propres notes dans l'assistant. Dans tous les cas, le relevé se relit avant de partir : un participant contrôle les décisions, le nom de chaque porteur d'action et chaque échéance.
Une tâche réussie devient une consigne que l'on relance
Le gain durable vient de la deuxième fois. Une demande qui a donné un bon résultat se range dans un projet, avec ses fichiers de référence et ses instructions. Dans ChatGPT, les instructions d'un projet s'appliquent à ses seules conversations et prennent le pas sur les instructions globales.
Les compétences vont plus loin : une procédure écrite au format SKILL.md que l'assistant ouvre quand la demande s'y rapporte. Claude, ChatGPT et Vibe les acceptent. Google remplace les Gems par des compétences, déployées dans Workspace depuis le 5 octobre 2026 et dans l'appli Gemini depuis le 13 octobre ; sur les comptes professionnels, les Gems restent utilisables jusqu'au 1er mars 2027 au plus tôt. Dans Copilot Chat, le menu Agents propose « Créer un agent » à partir d'instructions ; un agent qui lit des contenus partagés de l'entreprise se facture à l'usage et reste désactivé tant que l'administrateur ne l'a pas ouvert.
Une routine peut aussi revenir seule. Les tâches planifiées de ChatGPT tournent à l'heure fixée, dans une limite de trois tâches actives en Free et Go, cinq en Plus, dix en Business et quinze en Pro et Enterprise. Une tâche créée à l'intérieur d'un projet n'a pas accès aux fichiers de ce projet : mettez les informations utiles dans la consigne elle-même.
| Assistant | Messagerie | Réunions | Consigne réutilisable | À vérifier avant la formation |
|---|---|---|---|---|
| Copilot Chat (inclus dans Microsoft 365) | Brouillons dans Outlook ; questions sur la boîte et l'agenda à partir de données limitées | Récapitulatif intelligent non compris | Agent créé à partir d'instructions | Copilot épinglé ; agents sur données partagées ouverts par l'administrateur |
| Microsoft Copilot (licence) | Priorisation des non-lus avec le contexte des conversations et des documents | Copilot pendant et après la réunion, récapitulatif intelligent | Instructions personnalisées, souvenirs, agents | Transcription autorisée par la stratégie de réunion ; personnalisation ouverte |
| Gemini dans Google Workspace | Synthèse des longs fils Gmail, retouche d'un brouillon | « Prendre des notes pour moi » dans Meet, une langue par réunion | Compétences, qui remplacent les Gems | Édition Workspace éligible ; fonctions activées par l'administrateur |
| ChatGPT | Contenu de Gmail via une application reliée ; tâche déclenchée par un message | Transcription ou notes déposées dans la conversation | Projets, instructions, compétences, tâches planifiées | Offre de l'espace ; applications autorisées par l'administrateur |
| Claude | Messagerie reliée par un connecteur | Transcription ou notes déposées dans la conversation | Projets à mémoire séparée, compétences | Mémoire activée par les propriétaires sur Team et Enterprise |
| Vibe (Mistral) | Lecture et recherche dans Gmail, brouillons jamais envoyés d'office | Transcription ou notes déposées dans la conversation | Compétences au format SKILL.md | Connecteurs ouverts sur l'espace de l'entreprise |
Cas pratique : préparer le lundi matin d'une responsable des achats
Une responsable des achats d'une PME industrielle commence chaque semaine par le même travail. Elle parcourt la soixantaine de courriels reçus depuis le vendredi, repère les fournisseurs qui attendent une réponse, vérifie les réunions de la semaine et décide de ses trois priorités. Elle dispose d'un assistant d'entreprise relié à sa messagerie et à son agenda. L'exercice consiste à écrire cette préparation une fois, à la contrôler, puis à la ranger pour le lundi suivant.
- Vérifiez que vous êtes sur le compte professionnel et que l'assistant a bien accès à la messagerie et à l'agenda ; sinon, exportez les courriels concernés dans un fichier.
- Copiez la consigne qui suit en remplaçant les noms de projets et de fournisseurs par les vôtres.
- Contrôlez la liste des réponses attendues en rouvrant trois fils choisis au hasard.
- Corrigez la consigne là où le résultat vous a déçu, puis relancez-la.
- Rangez la version finale dans un projet ou une compétence nommée « Lundi achats », ou programmez-la chaque lundi à 8 h si votre outil propose les tâches planifiées.
Ce que vous obtenez. Un tableau de bord d'une page et quelques brouillons de relance à relire. Le contrôle porte sur trois points : une réponse attendue qui manquerait à la liste, une échéance inventée, un brouillon au ton trop sec pour un fournisseur avec qui la relation est sensible. Les priorités proposées restent une suggestion : la responsable les confronte à ce que sa direction attend d'elle cette semaine.
Les pièges à connaître
En mode « uniquement pendant la réunion », Teams efface la reconnaissance vocale à la fin de la réunion, et l'onglet Récapitulatif suppose une transcription. Une réunion organisée par un client ou un partenaire échappe à votre Copilot. Prévoyez dans ce cas vos propres notes, ou la transcription fournie par l'organisateur.
Un détail confié lors d'un échange ancien peut réapparaître dans une réponse destinée à un autre dossier. Relisez la mémoire de votre assistant une fois par mois, supprimez ce qui ne doit plus servir, et utilisez le chat temporaire de ChatGPT ou le mode incognito de Claude pour les sujets ponctuels.
Une boîte professionnelle résumée dans un compte gratuit personnel sort du périmètre que l'entreprise a négocié avec l'éditeur. Les conditions de conservation et d'usage des données y relèvent de vos réglages individuels. La règle posée le matin s'applique toute la journée : données internes sur le compte fourni, rien d'autre.
Une tâche programmée chaque lundi tourne jusqu'à ce qu'on la mette en pause. Notez la date de sa création, relisez ses résultats les premières semaines, et supprimez-la dès qu'elle ne vous fait plus gagner de temps ; les tâches actives sont limitées en nombre selon l'offre.
Notez dès maintenant les trois tâches qui vous prennent le plus de temps chaque semaine : la journée les traite en atelier.
Ce que vos équipes savent faire à l'issue de la journée
Le participant sait régler les instructions et la mémoire de son assistant, et choisir le compte adapté à chaque type de données.
Le participant sait faire résumer et trier sa messagerie, puis préparer des réponses et des relances qu'il relit avant envoi.
Le participant sait préparer une réunion et produire un relevé de décisions contrôlé, selon les fonctions de sa licence.
Le participant sait extraire d'un document long ou d'une recherche une synthèse dont chaque point renvoie à sa source.
Le participant sait planifier sa semaine avec l'assistant et arbitrer lui-même ses priorités.
Le participant sait transformer une tâche répétitive en projet, en compétence, en agent ou en tâche planifiée.
Le prix de la journée, et l'adaptation à vos outils chiffrée à côté
Le formateur commence par un échange avec votre référent informatique : quel assistant, quelle licence, quelles fonctions ouvertes ou fermées par l'administrateur. Il recueille ensuite auprès des participants leurs trois tâches hebdomadaires et quelques pièces de travail, qu'il transforme en exercices. Si ces pièces ne peuvent pas être projetées, il construit des courriels, des transcriptions et des rapports fictifs sur leur modèle. Ce travail d'adaptation fait l'objet d'une ligne distincte du devis.
La journée démarre à 1 980 € HT, que votre groupe intra compte deux inscrits ou douze, le maximum ; à huit participants, cela représente moins de 250 € HT chacun. Le même tarif de départ vaut pour une personne seule. Les salariés relèvent de l'OPCO de leur branche, à saisir avant la session avec le programme et la convention fournis par Masteria. Un indépendant s'adresse à l'AGEFICE ou au FIF-PL, selon le fonds auquel il cotise.
Une assistante de direction a outillé ses routines en une journée
En septembre 2026, l'assistante du dirigeant d'une société qui édite des logiciels pour entreprises s'est formée seule, une journée, en visioconférence. Elle voulait que ses tâches de chaque semaine reviennent moins lourdes. La journée s'est faite sur Copilot, déjà en place sur son poste, et sur Claude : elle a appris à monter un comité de direction avec eux, à tirer d'une réunion Teams enregistrée la liste des décisions et des actions, et à décider quelles données vont dans quel outil. Elle a travaillé sur des pièces fictives, comme elle l'avait souhaité, et elle est partie avec ses prompts, ses modèles de documents et un plan pour le mois suivant.
Lire l'étude de cas →Nos clients en parlent sur Google
Extraits ; chaque avis s'ouvre en entier, sans modification.
Après la journée, des routines partagées à l'échelle de l'équipe
Les consignes rangées pendant la formation restent personnelles. Une équipe qui veut les partager a besoin de règles communes : quels projets ou compétences diffuser à tous, quelles données y entrent, qui les tient à jour. Masteria peut construire avec vous les premiers agents ou compétences d'équipe, et rédiger la charte d'usage de l'assistant que l'entreprise a choisi.
Questions fréquentes, formation productivité au travail avec l'IA
Pour aller plus loin
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