Formation Mistral AI assistante de direction : agenda, courrier et comptes rendus avec Vibe
La formation Mistral AI pour assistantes et assistants de direction apprend à relier Vibe à la messagerie et à l'agenda du dirigeant sans perdre le contrôle d'un seul envoi, à programmer le tri du courrier et la préparation de la semaine, puis à produire des comptes rendus qui font agir. Deux jours de sept heures, au bureau ou à distance, pour un pool d'assistantes ou une seule personne ; chaque journée se facture à partir de 1 980 € HT, avec une participante comme avec douze. La certification Qualiopi de Masteria couvre ses actions de formation, et votre OPCO décide de financer ou non la session, à l'aune des règles de branche et de ses réserves.
Par Mathias Nizan, fondateur de Masteria · Revu le 7 octobre 2026
- Formation
- Vibe au secrétariat de direction : courrier, agenda, rendez-vous, comptes rendus et instances
- Durée
- Quatorze heures en deux journées, espacées d'une semaine si vous voulez éprouver les tâches programmées
- Formats
- Au bureau ou en visioconférence ; le pool d'assistantes jusqu'à douze personnes, ou une assistante de dirigeant seule
- Tarif
- À partir de 1 980 € HT par jour, tarif de base unique jusqu'à douze personnes ; abonnement Vibe souscrit séparément
- Financement
- Organisme Qualiopi (catégorie : actions de formation) ; l'OPCO de la branche juge du financement à ses conditions
- Prérequis
- Gérer un agenda et une messagerie pour un dirigeant ; l'accord du service informatique pour brancher Outlook ou Gmail sur Vibe
À qui s'adresse cette formation ?
Assistantes et assistants de direction ou de dirigeant
Vous tenez l'agenda, le courrier et la préparation des rendez-vous du dirigeant. Au fil des deux jours, vous apprenez à brancher Vibe sur sa messagerie et son agenda en validant vous-même chaque envoi.
Office managers et assistants de service
Plusieurs agendas et les demandes internes du service vous reviennent. Les tâches planifiées et une bibliothèque de procédures répondent aux questions qui reviennent chaque semaine.
Secrétariats généraux et assistantes d'instances
Convocations, ordres du jour et suivi des décisions d'une séance à l'autre font votre quotidien. Vous apprenez à produire les comptes rendus à partir d'une transcription, dans un espace réglé pour la confidentialité.
Ce que vous allez maîtriser
Courrier trié avant 8 h
Une tâche planifiée quotidienne range les mails de la nuit par urgence, avec l'expéditeur et l'échéance, sans rien envoyer.
Semaine du dirigeant
Chaque jeudi, un tableau de la semaine suivante réunion par réunion, avec les derniers échanges et les documents à lire.
Rendez-vous préparés
La compétence /meeting-prep prépare une réunion de l'agenda connecté : participants, échanges récents, points à aborder.
Comptes rendus qui font agir
Depuis une transcription Teams ou Meet, un compte rendu avec décisions, actions, porteurs et échéances.
Procédures retrouvées
Une bibliothèque des notes de service répond aux questions courantes avec un renvoi vers le passage cité.
Conseils et instances
Ordres du jour, convocations et suivi des décisions tenus dans un projet par instance.
Programme, 2 jours de formation pratique
Module 1 · Relier Vibe à la messagerie et à l'agenda
1h30Choisir les connexions utiles et le niveau de contrôle de chacune.
- →Outlook, Outlook Calendar, Gmail, Google Calendar : ce que chaque connecteur lit, envoie ou modifie
- →Accord du service informatique, désactivation d'un connecteur par l'administrateur
- →Entraînement des modèles : réglage individuel sur Free et Pro, coupure par l'administrateur sur Team, exclusion sur Enterprise
- →Coordonnées et échanges des correspondants du dirigeant : ce que le RGPD autorise à confier
Module 2 · Trier le courrier avec des tâches planifiées
2hFaire préparer le tri avant votre arrivée, sans le moindre envoi automatique.
- →Créer une tâche quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, ou la programmer depuis la conversation
- →Écrire une consigne qui classe sans répondre
- →Relire le résultat marqué d'un point non lu et poser des questions de suivi
- →Refuser l'autorisation d'envoi donnée d'avance sur la boîte d'un dirigeant
Module 3 · Préparer les rendez-vous et la semaine du dirigeant
2hDonner au dirigeant l'essentiel de chaque réunion avant qu'elle commence.
- →La compétence /meeting-prep sur une réunion de l'agenda
- →Croiser l'agenda Outlook et les échanges Gmail dans une même consigne
- →Repérer les chevauchements et les invitations sans réponse
- →Brouillons de reprogrammation validés un par un
Module 4 · Conserver les préférences du dirigeant
1h30Ne plus répéter les mêmes consignes à chaque conversation.
- →Instructions du poste dans Contexte, puis Instructions
- →Base de connaissances : « retiens que », consultation, suppression d'un sujet
- →Ce que l'on n'y écrit pas : avis sur des tiers, santé, opinions
- →Mise à jour quand les habitudes du dirigeant changent
Module 5 · Mettre au propre un compte rendu
1h30Passer d'une transcription brute à un document qui fait agir.
- →Transcription Teams ou Meet, notes dictées avec le mode vocal : jamais de fichier audio
- →Décisions, actions, porteurs et échéances séparés
- →« À vérifier » pour ce que la transcription laisse ambigu
- →Même contenu décliné en compte rendu complet et en mail de suivi
Module 6 · Écrire au nom du dirigeant
2hTenir le ton du dirigeant et garder la relecture là où elle compte.
- →Refus, relances et remerciements dans le ton du dirigeant
- →Corrections dans le Canvas et comparaison des versions
- →Envoi par le connecteur Outlook, accord donné action par action
- →Liste des courriers qui passent toujours sous les yeux du dirigeant
Module 7 · Répondre aux questions internes depuis les procédures
2hS'appuyer sur les documents qui font foi plutôt que sur la mémoire.
- →Bibliothèque des procédures et des notes de service
- →Notes numérotées et bouton Sources lus avant de répondre
- →Partage à l'équipe en lecteur seulement
- →Retrait des versions périmées pour qu'elles ne soient plus citées
Module 8 · Poser les règles du secrétariat de direction
1h30Écrire ce qui se lit, ce qui se valide et ce qui ne part jamais seul.
- →Charte d'usage : lecture libre, validation manuelle, envoi automatique interdit
- →Dossiers confidentiels de la direction et données des tiers protégés
- →AI Act, article 4 : la formation consignée dans le registre de l'entreprise, sans certificat requis
- →Plan à 30 jours : deux tâches planifiées en service, une compétence transmise à la remplaçante, un point avec le dirigeant
Vibe prépare la semaine du dirigeant, et vous gardez la main sur chaque envoi
Une assistante de direction jongle souvent entre deux messageries, un agenda partagé et des dossiers dispersés entre SharePoint et le serveur de fichiers. Vibe, le successeur de Le Chat chez Mistral AI depuis le 28 mai 2026, se branche sur Outlook, sur Gmail et sur leurs deux calendriers, et il sait exécuter une consigne à heure fixe. Ce guide, actualisé le 7 octobre 2026, montre comment organiser avec lui la semaine d'un dirigeant, et où placer les garde-fous pour qu'aucun mail ne parte et qu'aucune réunion ne disparaisse sans votre accord.
Microsoft Copilot s'affiche dans Outlook, Gemini dans Gmail. Vibe travaille depuis sa propre fenêtre et va chercher l'information dans les outils que vous lui ouvrez. Pour une assistante, cette position offre un avantage concret : une seule consigne peut croiser le calendrier Outlook du dirigeant, la boîte Gmail d'un conseil d'administration et un dossier SharePoint. Elle a un prix. Chaque connexion ouvre un accès, et chaque action qui modifie ou envoie doit rester sous votre contrôle.
Les connecteurs donnent à Vibe accès au courrier, au calendrier et à SharePoint
D'après les pages d'aide de Vibe relues le 7 octobre 2026, le connecteur Outlook lit et envoie des mails ; Outlook Calendar recherche des événements, planifie ou supprime des réunions et gère les invitations ; Gmail verse vos mails dans la conversation ; Google Calendar affiche et modifie les événements. D'autres connecteurs ouvrent SharePoint, Slack, Notion ou Box.
Ce qu'un connecteur lit ne reste pas stocké chez Mistral et n'alimente l'entraînement d'aucun modèle, d'après l'éditeur, et cela vaut pour toutes les formules. L'administrateur peut désactiver un connecteur pour toute l'organisation. Avant de brancher la boîte d'un dirigeant, passez par votre service informatique : c'est lui qui tranche, et il voudra connaître la liste des fonctions activées.
Rien ne part sans votre accord, sauf si vous l'avez donné d'avance
Toute action qui crée, modifie, envoie, publie ou supprime dans un autre logiciel déclenche une demande d'accord. Vibe affiche l'action et attend l'un de trois boutons : Refuser, Continuer (une seule fois) ou Toujours autoriser (pour le reste de la session). Dans Mes connecteurs, l'onglet Fonctions de chaque connecteur sépare les outils de lecture, sans risque, des outils interactifs qui écrivent quelque part, et règle chacun séparément.
Pour le secrétariat de direction, la règle tient en une phrase : la lecture peut être autorisée en permanence, tout ce qui sort ou efface garde l'accord manuel. Une réunion supprimée par erreur dans l'agenda d'un président coûte bien plus cher que dix clics de validation.
Les tâches planifiées font le premier tri avant votre arrivée
Une tâche planifiée rejoue une consigne à la date et à l'heure fixées, sur un rythme au choix : une fois, quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. On la crée dans Tâches, sous Planifiées, ou en écrivant directement à Vibe « programme cette demande tous les jeudis à 17 h ». Elle dispose des connecteurs, de la recherche web, des bibliothèques, des projets et des compétences, et son résultat apparaît dans la colonne de gauche, marqué comme non lu, prêt pour une question de suivi.
Une limite compte pour la boîte d'un dirigeant : si la consigne déclenche un envoi, Vibe demande normalement confirmation, et une tâche qui tourne en votre absence n'enverra rien sans autorisation donnée d'avance. La grille de Mistral plafonne l'offre gratuite à cinq tâches actives ; les formules payantes n'ont pas de plafond. Trois tâches suffisent à changer une semaine :
- →Chaque matin à 8 h : les mails de la nuit rangés en « à traiter aujourd'hui », « à transmettre » et « pour information », avec l'expéditeur et l'échéance.
- →Chaque jeudi à 17 h : la semaine suivante du dirigeant, réunion par réunion, avec les derniers échanges et les documents à imprimer.
- →Le 25 de chaque mois : les échéances du mois suivant repérées dans le courrier (contrats, renouvellements, déclarations).
La base de connaissances retient les habitudes du dirigeant
Le 22 septembre 2026, les anciennes mémoires ont cédé la place à une base de connaissances, la Knowledge Base. Elle se remplit quand vous écrivez « retiens que » ou « enregistre que », et Vibe y range aussi de lui-même des détails qui reviennent, comme vos formats préférés. Vous la consultez par Contexte puis Knowledge, dans le menu latéral, et vous pouvez effacer une entrée, un sujet entier ou la totalité.
Notez-y que le dirigeant veut ses notes de rendez-vous sur une page, ou qu'il refuse les réunions avant 9 h le lundi. Mistral indique que la base n'enregistre pas de données sensibles comme les opinions politiques, les convictions religieuses ou la santé. Appliquez la même retenue aux tiers : aucun jugement sur un interlocuteur n'y figure. Les consignes stables de votre poste, elles, s'écrivent dans Contexte puis Instructions.
| Tâche | Outil de Vibe | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Trier la boîte du matin | Tâche planifiée quotidienne, connecteur Outlook ou Gmail | Lecture seule : aucune réponse ne part sans vous |
| Préparer un rendez-vous | Compétence /meeting-prep, agenda connecté | Les fonctions citées viennent parfois d'un ancien fil |
| Déplacer une réunion | Connecteur Outlook Calendar | La suppression d'événement reste en accord manuel |
| Retrouver une procédure interne | Bibliothèque ou recherche SharePoint | Le passage source ouvert par la note numérotée |
| Écrire un courrier délicat au nom du dirigeant | Instructions, base de connaissances, Canvas | Relecture du dirigeant pour tout refus ou recadrage |
| Mettre au propre un compte rendu | Transcription Teams ou Meet collée, ou notes dictées | Aucun fichier audio importé : Vibe part d'un texte |
Cas pratique : la semaine du directeur général, prête chaque jeudi à 17 h
Imaginons l'assistante du directeur général d'un distributeur alimentaire de 900 salariés. Le dirigeant travaille dans Outlook, le conseil d'administration échange sur une boîte Gmail dédiée, et chaque lundi commence par la même question : « qu'est-ce que j'ai cette semaine, et que dois-je avoir lu ? ». L'assistante veut une réponse prête dès le jeudi soir, pour avoir le vendredi pour corriger.
- Depuis Mes connecteurs, branchez Outlook, Outlook Calendar et Gmail avec l'accord écrit du service informatique.
- Dans l'onglet Fonctions de chaque connecteur, laissez en accord manuel l'envoi de mails et la suppression d'événements.
- Dans Contexte puis Instructions, décrivez votre rôle et les préférences stables du dirigeant : format d'une page, horaires, formules de politesse.
- Ouvrez Tâches, rubrique Planifiées, créez une tâche hebdomadaire le jeudi à 17 h et collez-y le prompt ci-dessous.
- Le jeudi, ouvrez la conversation marquée d'un point non lu, vérifiez le tableau, puis validez un par un les brouillons de reprogrammation.
Ce que vous obtenez. Le jeudi soir, vous trouvez un tableau de la semaine, la liste des conflits et des brouillons prêts à valider. Avant de transmettre, contrôlez les fonctions des participants, que Vibe peut tirer d'une ancienne signature, et le rattachement des échanges quand deux dossiers portent des noms voisins. Les mentions « à vérifier » vous disent où regarder d'abord, et le vendredi reste libre pour les ajustements.
Les pièges à connaître
Une tâche tourne pendant votre absence. Pour qu'elle envoie un mail, il faut avoir accordé « Toujours autoriser » à l'avance. Sur la boîte d'un dirigeant, refusez cette autorisation : faites produire des brouillons et envoyez vous-même.
Le mode vocal transcrit une voix en direct, dans douze langues dont le français ; la documentation ne prévoit aucun import de fichier audio. Pour un compte rendu, partez de la transcription produite par Teams ou Meet, ou de vos notes, et collez-la dans la conversation.
Sur Free, Pro et Team, les conversations nourrissent par défaut l'entraînement des modèles de Mistral. Un abonné Free ou Pro s'y oppose dans ses paramètres ; sur Team, l'administrateur le refuse pour toute l'organisation ; Enterprise l'exclut d'office. Réglez ce point avant de brancher la messagerie d'un dirigeant.
La mise à jour publiée par Mistral le 22 septembre 2026 a fondu l'onglet Chat dans Work, avec une bascule Fast ou Think, et remplacé les agents par des Skills. Une procédure qui parle encore de l'ancien nom, de l'onglet Chat ou d'un agent égare la remplaçante qui la suit : mettez-la à jour.
Dites-nous quelles boîtes et quels agendas vous gérez : les ateliers partent de votre organisation.
Ce que vos équipes savent faire à l'issue des 2 jours
Le participant règle les connecteurs Outlook, Gmail et calendrier avec un niveau d'accord adapté à chaque fonction.
Le participant crée une tâche planifiée qui trie le courrier sans rien envoyer.
Le participant prépare la semaine d'un dirigeant en croisant son agenda et ses échanges récents.
Le participant rédige un compte rendu (décisions, actions, porteurs, échéances) à partir d'une transcription.
Le participant vérifie les fonctions, les noms et les dates cités par Vibe avant de transmettre au dirigeant.
Le prix pour un secrétariat de direction
Le forfait de base couvre l'animation, les supports et le programme. Un entretien préparatoire avec le formateur s'y ajoute au devis : il passe en revue avec vous l'organisation des boîtes, les agendas à gérer, deux comptes rendus récents anonymisés et vos procédures internes. Les ateliers portent ensuite sur votre quotidien, et chaque participante repart avec ses tâches planifiées écrites, ses instructions de poste et sa bibliothèque de procédures.
Exemple : les quatre assistantes d'un comité de direction suivent ensemble les deux jours en intra : sur au moins 3 960 € HT facturés, la part de chacune démarre à 990 € HT. Une assistante de dirigeant accompagnée seule règle au moins 1 980 € HT pour chaque journée. Votre OPCO tranche sur le financement à partir de ses propres critères, avec le dossier que Masteria prépare pour vous. L'abonnement Vibe reste en dehors du prix.
Sur le terrain : des relevés de décisions et un assistant pour les instances
Seize personnes, salariées d'une interprofession agricole ou de son syndicat de producteurs, dont des assistantes chargées de l'administration et de la logistique, ont été formées par Masteria en septembre 2026. La plénière du premier jour a mis Vibe en balance avec cinq autres assistants sur des documents de la filière. L'atelier gestion du troisième jour a produit des relevés de décisions et un assistant destiné aux instances, puis chacun a appris à vérifier qu'un assistant n'invente pas une donnée qui ne figure pas dans ses sources.
Lire l'étude de cas →Nos clients en parlent sur Google
Extraits ; chaque avis s'ouvre en entier, sans modification.
Après la formation, un secrétariat outillé sur mesure
Certaines directions veulent aller plus loin : un assistant de tri relié à la messagerie avec vos propres règles de classement, un assistant de procédures branché sur SharePoint, à qui les équipes posent leurs questions courantes, ou un outil qui prépare convocations et ordres du jour de vos instances à partir de l'agenda. Masteria cadre le besoin avec la direction et le service informatique, propose un forfait une fois le cadrage achevé, puis réalise l'outil avec ses développeurs. Ce développement sort du champ de la formation, et il n'est pas finançable par votre OPCO.
Questions fréquentes, Formation Mistral AI Assistanat de direction
Pour aller plus loin
Préparons la session à partir de l'organisation de votre secrétariat
Indiquez le nombre d'assistantes à former, vos messageries (Outlook, Gmail ou les deux) et l'offre Vibe de l'entreprise. En retour, nous vous adressons un programme sur mesure et plusieurs dates.
Contacter notre équipe →