Formation NotebookLM, devenu Gemini Notebook : travailler sur vos propres documents

Formation

Gemini Notebook (anciennement NotebookLM) : carnets par dossier, réponses citées, supports d'apprentissage, partage et confidentialité

Durée

Une journée de sept heures en quatre modules, chaque exercice mené sur un carnet que le participant conserve

Formats

Intra pour douze personnes au maximum ou parcours individuel ; sur site ou en visioconférence, navigateur ouvert sur notebook.google.com

Tarif

Journée facturée dès 1 980 € HT pour le groupe entier ; le temps de préparation des exercices sur vos documents s'ajoute au devis

Financement

Organisme certifié Qualiopi ; la demande part vers l'OPCO de la branche, ou vers le FAF d'un indépendant, qui décide du montant

Prérequis

Un compte Google où Gemini Notebook est activé et une dizaine de documents de travail utilisables

Un carnet regroupe les pièces d'un seul dossier, dans les limites de votre compte

Un carnet, appelé notebook dans l'interface française de Google, rassemble les sources d'un projet : le dossier d'un client, un référentiel qualité, les supports d'un cours. Chaque carnet fonctionne en vase clos : Google précise que Gemini Notebook ne puise jamais dans deux carnets en même temps. Découpez donc par question à traiter : un carnet pour la procédure d'achat, un autre pour les accords d'entreprise, plutôt qu'un carnet fourre-tout où deux versions d'une même règle se contredisent. Dès cinq sources, l'outil sait les ranger sous des étiquettes par thème, que vous renommez ou déplacez.

Un carnet accepte les PDF, les fichiers Word, PowerPoint, texte, Markdown, CSV et ePub, les documents, présentations et feuilles Google, les images, les fichiers audio qu'il transcrit, les pages web dont il garde le seul texte, et les vidéos YouTube publiques sous-titrées, dont il retient la transcription. Une source peut compter 500 000 mots ou peser 200 Mo. Les fichiers importés depuis Drive se resynchronisent toutes les quelques minutes ; les notes de bas de page et les commentaires d'un document Google restent dehors, ce qui fait disparaître les remarques d'un relecteur.

Le plafond dépend du compte. Un compte Google personnel gratuit ouvre 50 sources par carnet et 100 carnets par personne ; Business Starter se situe au palier d'entrée des éditions Workspace, à relever dans la console d'administration ; Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus en ouvrent 300 et 500 ; le module payant AI Expanded Access monte à 400 sources par carnet. Google tient ces chiffres pour révisables, et sa page d'aide aux administrateurs a encore changé le 20 octobre 2026 : relisez-la le jour où vous dimensionnez un carnet.

La citation sert de preuve, et le réglage du chat adapte la réponse à son lecteur

Dans le panneau Discussion, chaque réponse porte des numéros de citation : le survol affiche le passage, le clic ouvre la source à l'endroit cité. Une question peut viser quelques sources cochées dans la liste, et nommer le document dans la demande resserre encore la recherche. Les réponses du chat ne s'appuient que sur le contenu du carnet ; une demande qui en sort, comme réécrire la fin d'une nouvelle, peut recevoir le message « Gemini Notebook ne peut pas répondre à cette question ».

Le bouton Configurer le chat propose trois styles : Par défaut pour la recherche, Guide d'apprentissage pour assimiler une notion pas à pas, Personnalisé pour imposer un rôle ou un registre, par exemple un juriste qui répond en trois lignes et cite l'article. La longueur des réponses se règle au même endroit. Une réponse utile s'épingle par Enregistrer dans une note, tableaux et citations compris, et l'historique des discussions reste visible de vous seul.

Les carnets s'ouvrent aussi depuis l'application Gemini, et un ajout de source ou de consigne se reporte d'une application à l'autre. La nuance compte pour la vérification : dans Gemini, la réponse peut puiser sur le web et dans d'autres outils, alors que Gemini Notebook s'en tient aux sources. Les résumés audio et vidéo, les présentations et les infographies ne se génèrent que dans Gemini Notebook, et un carnet partagé n'apparaît pas dans Gemini.

Le panneau Studio fait d'un dossier des supports qu'on lit, qu'on écoute ou qu'on révise

Le panneau Studio rédige des rapports : questions fréquentes, guide d'étude, document de synthèse, ou un format que vous décrivez. Exporter vers Docs envoie le rapport dans Google Docs, et un tableau de données part vers Sheets ; le fichier exporté vit ensuite sa vie, sans retour vers le carnet ni reprise des droits de partage. La carte mentale se lance depuis le chat, et chaque nœud cliqué devient une question posée au carnet, ce qui fait apparaître les thèmes que vos sources traitent mal.

Les flashcards et les quiz se règlent en difficulté (facile, moyen, difficile) et en nombre (Moins, Standard, Plus), avec une consigne qui précise le public ou les notions à couvrir. Le bouton Expliquer détaille une réponse, l'Indice aide pendant le quiz, et la révision peut se limiter aux cartes manquées. Les flashcards se téléchargent en CSV, un format que reprennent la plupart des outils de révision.

Le résumé audio existe en quatre formats : Analyse approfondie, une conversation à deux voix ; Briefing, une seule voix et moins de deux minutes ; Critique, qui évalue un texte ; Débat, qui confronte deux positions. Il se génère dans plus de 80 langues, français compris, et accepte une consigne de niveau ou de thème. Le mode interactif, où l'on interrompt les voix pour poser une question, fonctionne en anglais seulement.

Le résumé vidéo propose un format Explicatif, disponible en français, un format Court d'une soixantaine de secondes et un format Cinématique, en anglais seulement et réservé aux plus de 18 ans. Le style visuel se choisit, du tableau blanc à l'aquarelle, et la génération dépasse parfois trente minutes. Google le rappelle à chaque fonction : voix, images et textes produits par l'IA peuvent contenir des inexactitudes.

Le partage et le traitement des données suivent le type de compte

Le bouton Partager attribue un rôle Lecteur, qui consulte sources et notes, ou Éditeur, qui ajoute, retire et partage à son tour. La case Autoriser les copies laisse ou non dupliquer le carnet, et l'écran d'analyse compte utilisateurs et questions par jour une fois le carnet partagé avec quatre personnes au moins. Un compte Gmail personnel partage avec 50 personnes au plus, et jamais avec un groupe Google.

Dans Workspace, l'administrateur active Gemini Notebook par unité organisationnelle ou par groupe, depuis le menu IA générative de la console, et décide si un carnet peut quitter le domaine : jamais, vers une liste de domaines autorisés, ou vers n'importe quelle adresse. Les droits de Drive continuent de s'appliquer, si bien qu'un collègue privé de lecture sur un fichier ne peut pas l'ajouter comme source.

Sur un compte personnel, fichiers et discussions ne servent pas à entraîner directement les modèles de Google ; un avis donné par le pouce levé ou baissé part en revanche, avec son contenu, vers des équipes de relecture qui le conservent jusqu'à trois ans. Sur un compte Workspace, les conditions de Google Cloud s'appliquent : ni relecture humaine, même après un avis, ni entraînement. Google affiche pour le service les certifications SOC 1, 2 et 3 et ISO 27001, 27017, 27018 et 27701, avec une réserve : les fichiers de Drive mis en cache par Gemini Notebook échappent aux réglages de région de données de l'organisation.

Cas pratique : bâtir le parcours d'accueil de nouveaux techniciens à partir du manuel qualité

Une PME de maintenance industrielle accueille dix techniciens en janvier. Son responsable qualité dispose du manuel qualité en PDF, de quatorze procédures rédigées dans Google Docs, du rapport du dernier audit de certification et de deux vidéos de démonstration du fabricant des machines, publiques et sous-titrées sur YouTube. Il lui faut un parcours de deux semaines que les tuteurs suivront, un quiz en fin de première semaine et un endroit unique où les nouveaux trouveront des réponses sourcées. L'entreprise travaille en Business Standard.

1. Créez un carnet « Accueil techniciens » et importez depuis Drive le manuel, les procédures et le rapport d'audit, puis les deux liens YouTube ; contrôlez que chaque procédure est la version en vigueur.
2. Dans Configurer le chat, choisissez Guide d'apprentissage, puis générez une carte mentale pour voir les thèmes que les sources couvrent mal.
3. Soumettez la demande ci-dessous, ouvrez trois citations prises au hasard dans la réponse, puis enregistrez-la dans une note.
4. Dans Studio, générez un guide d'étude par semaine et un quiz de difficulté moyenne sur les procédures de sécurité ; exportez les guides vers Docs pour validation.
5. Ajoutez un résumé audio au format Briefing, en français, pour chaque procédure critique, puis partagez le carnet en Lecteur avec les tuteurs, copies non autorisées.

Tu prépares le parcours d'accueil de dix techniciens de maintenance qui arrivent en janvier. Appuie-toi uniquement sur les sources de ce carnet : manuel qualité, procédures et rapport d'audit.

Propose un parcours de deux semaines, jour par jour. Pour chaque journée, indique la procédure étudiée, le geste que le technicien doit savoir faire le soir, le rôle du tuteur qui l'accompagne et la vérification qui prouve que le geste est acquis.

Place en première semaine tout ce que le rapport d'audit signale comme écart ou point de vigilance.

Termine par la liste des questions que les sources ne permettent pas de trancher, avec pour chacune le document qu'il faudrait ajouter au carnet. N'invente aucune règle absente des sources et cite le passage exact pour chaque consigne de sécurité.

Ce que vous obtenez. Vous disposez d'un parcours daté dont chaque consigne renvoie à sa procédure, d'un guide d'étude par semaine, d'un quiz prêt à l'emploi et de la liste des trous documentaires à combler avant l'arrivée des techniciens. Faites relire les consignes de sécurité par la personne qui signe les procédures : la citation prouve que la phrase figure dans la source, et seul ce responsable peut confirmer que la source est à jour.

Les pièges à connaître

Apportez un dossier que vous ouvrez chaque semaine : la journée en fait un carnet qui répond en citant ses pièces.